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Articolato
del testo unico
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Riferimento previgente
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ARTICOLO 1 - Definizioni
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comma 1, lettera a)
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Legge 241/1990, articolo 22, comma 2
2. È considerato
documento amministrativo ogni
rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o
di qualunque altra specie del contenuto
di atti, anche interni, formati dalle
pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell'attività
amministrativa.
Dpr 403/1998, articolo 7, comma 6
6. Ai fini del presente
regolamento per documento amministrativo
si intende ogni rappresentazione
grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra
specie del contenuto di atti, anche
interni, formati dalle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati
ai fini dell'attività amministrativa. Le
relative modalità di trasmissione
comprendono quelle indicate all'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997,
n. 59, ed al decreto del Presidente
della Repubblica 10 novembre 1997, n.
513.
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comma 1, lettera b)
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Dpr 513/1997, articolo 1, comma 1,
lettera a)
1. Ai fini del presente
regolamento s'intende:
a) per documento informatico, la
rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti.
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comma 1, lettere c) e d)
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comma 1, lettera e)
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Dpcm 437/1999, articolo 1, comma 1,
lettera b)
1. Ai fini del presente
decreto si intende:
b) per documento d'identità elettronico
ai sensi dell'articolo 2, comma 10,
della legge 15 maggio 1997, n. 127, come
sostituito dall'articolo 2, comma 4,
della legge 16 giugno 1998, n. 191, il
documento analogo alla carta d'identità
elettronica e rilasciato dal comune
prima del compimento del quindicesimo
anno di età.
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comma 1, lettere f), g) e h)
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comma 1, lettera i)
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Legge 15/1968, articolo 20, comma 2
L'autenticazione deve essere redatta di
seguito alla sottoscrizione e consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico
ufficiale, che la sottoscrizione stessa
è stata apposta in sua presenza, previo
accertamento dell'identità della persona
che sottoscrive.
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comma 1, lettera l)
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Legge 15/1968, articolo 15, comma 1
La legalizzazione di firme è
l'attestazione ufficiale della legale
qualità di chi ha apposto la propria
firma sopra atti, certificati, copie ed
estratti, nonché della autenticità della
firma stessa.
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comma 1, lettera m)
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comma 1, lettera n)
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Dpr 513/1997, articolo 1, comma 1,
lettera b)
1. Ai fini del presente regolamento
s'intende:
b) per firma digitale, il risultato
della procedura informatica
(validazione) basata su un sistema di
chiavi asimmetriche a coppia, una
pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata
e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza
e l'integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti
informatici.
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comma 1, lettere o) e p)
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comma 1, lettere q),
primo periodo, r) e s)
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Dpr 428/1998, articolo 1 (Definizioni)
1. Ai fini del presente
regolamento s'intende:
a) per «amministrazioni», le pubbliche
amministrazioni indicate dall'articolo
1, comma 2, del decreto legislativo 3
febbraio 1993, n. 29;
b) per «gestione dei documenti»,
l'insieme delle attività finalizzate
alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi (o, in forma abbreviata,
«documenti»), formati o acquisiti dalle
amministrazioni, nell'ambito del sistema
di classificazione d'archivio adottato;
c) per «sistema di protocollo
informatico» o, in forma abbreviata,
«sistema», l'insieme delle risorse di
calcolo, degli apparati, delle reti di
comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei
documenti;
d) per «segnatura di protocollo»
l'apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma
permanente e non modificabile, delle
informazioni riguardanti il documento
stesso.
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comma 1, lettera q),
secondo periodo
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Dpr 428/1998, articolo 2, comma 1
1. La gestione dei
documenti è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
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ARTICOLO 2 - Oggetto
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 1 (Produzione e
formazione, rilascio, conservazione di
atti e documenti)
La produzione agli organi della pubblica
amministrazione di atti e documenti e la
loro formazione, rilascio e
conservazione da parte di tali organi
sono disciplinati dalla presente legge.
Legge 340/2000, articolo 2, comma 1,
primo periodo
1. Gli strumenti di
semplificazione di cui alla legge 4
gennaio 1968, n. 15, agli articoli 2 e 3
della legge 15 maggio 1997, n. 127, come
modificati dall'articolo 2 della legge
16 giugno 1998, n. 191, e alle relative
disposizioni regolamentari di
attuazione, possono essere utilizzati
anche nei rapporti tra privati che vi
consentano.
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ARTICOLO 3 - Soggetti
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 5 (Dichiarazioni
sostitutive presentate da cittadini
stranieri)
1. Nel caso in cui le
dichiarazioni sostitutive di cui agli
articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, siano presentate da
cittadini della Comunità europea, si
applicano le stesse modalità previste
per i cittadini italiani.
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comma 2
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2. I cittadini
extracomunitari residenti in Italia
secondo le disposizioni del regolamento
anagrafico della popolazione residente
approvato con decreto del Presidente
della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223,
possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui al comma 1
limitatamente ai casi in cui si tratti
di comprovare stati, fatti e qualità
personali certificabili o attestabili da
parte di soggetti pubblici o privati
italiani.
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comma 3
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comma 4
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Dpr 394/1999, articolo 2, comma 2
2. Gli stati, fatti, e
qualità personali diversi da quelli
indicati nel comma 1, sono documentati,
salvo che le Convenzioni internazionali
dispongano diversamente, mediante
certificati o attestazioni rilasciati
dalla competente autorità dello Stato
estero, corredati di traduzione in
lingua italiana autenticata
dall'autorità consolare italiana che ne
attesta la conformità all'originale,
dopo aver avvisato l'interessato che la
produzione di atti o documenti non
veritieri è prevista come reato dalla
legge italiana.
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ARTICOLO 4 - Impedimento alla
sottoscrizione e alla dichiarazione
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 4 (Impedimento
alla sottoscrizione)
1. La dichiarazione di
chi non sa o non può firmare è raccolta
dal pubblico ufficiale previo
accertamento dell'identità del
dichiarante.
2. Il pubblico
ufficiale attesta che la dichiarazione è
stata a lui resa dall'interessato
facendo menzione, di seguito alla
medesima, della causa dell'impedimento a
sottoscrivere.
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commi 2 e 3
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ARTICOLO 5 - Rappresentanza legale
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 8 (Dichiarazioni
e documenti relativi agli incapaci)
Se l'interessato è soggetto alla patria
potestà, a tutela, o a curatela, le
dichiarazioni e i documenti previsti
dalla presente legge sono sottoscritti o
esibiti rispettivamente dal genitore
esercente la patria potestà, dal tutore,
o dall'interessato stesso con
l'assistenza del curatore.
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ARTICOLO 6 - Riproduzione e
conservazione di documenti
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 25 (Riproduzione
di documenti d'archivio ed altri atti)
Le pubbliche amministrazioni ed i
privati hanno facoltà di sostituire, a
tutti gli effetti, ai documenti dei
propri archivi, alle scritture
contabili, alla corrispondenza ed agli
altri atti di cui per legge o
regolamento è prescritta la
conservazione, la corrispondente
riproduzione fotografica anche se
costituita da fotogramma negativo.
Salvo quanto previsto nel successivo
comma, con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, sentiti i
Ministri per l'interno, per la grazia e
giustizia, per le finanze e per il
tesoro, previo parere della commissione
di cui all'articolo 12 del decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre
1963, n. 1409, sono stabiliti i limiti
di tale facoltà, nonché i procedimenti
tecnici e le modalità della
fotoriproduzione e della autenticazione.
Per le pubbliche amministrazioni le
modalità della riproduzione sono di
volta in volta stabilite con decreto del
Ministro per l'interno, sentito il
Ministro interessato, previo parere
della commissione di cui al citato
articolo 12 del D.P.R. 30 settembre
1963, n. 1049.
Dpr 513/1997, articolo 15 (Libri e
scritture)
1. I libri, i repertori
e le scritture, di cui sia obbligatoria
la tenuta possono essere formati e
conservati su supporti informatici in
conformità alle disposizioni del
presente regolamento e secondo le regole
tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 3.
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comma 2
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Legge 537/1993, articolo 2, comma 15,
primo periodo
15. Gli obblighi di
conservazione e di esibizione di
documenti, per finalità amministrative e
probatorie, previsti dalla legislazione
vigente, si intendono soddisfatti anche
se realizzati mediante supporto ottico
purché le procedure utilizzate siano
conformi a regole tecniche dettate,
entro novanta giorni dalla data di
entrata in vigore della presente legge,
dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione di cui al
D.Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39.
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comma 3
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comma 4
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ARTICOLO 7 - Redazione e stesura di atti
pubblici
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 12, comma 1
Le leggi, i decreti, gli atti ricevuti
dai notai e tutti gli altri atti
pubblici sono redatti a stampa, o con
scrittura a mano o a macchina. I detti
sistemi possono essere utilizzati anche
promiscuamente per la redazione di ogni
singolo atto.
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comma 2
|
Legge 15/1968, articolo 13 (Stesura
degli atti pubblici)
Il testo degli atti pubblici non deve
contenere lacune, aggiunte,
abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di
uso comune che non lascino dubbi sul
significato delle parole abbreviate.
Per le variazioni da apportare al testo
in dipendenza di errori od omissioni, si
provvede con chiamate in calce e si
cancella la precedente stesura in modo
che resti leggibile.
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ARTICOLO 8 - Documento informatico
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 2 (Documento
informatico)
1. Il documento
informatico da chiunque formato,
l'archiviazione su supporto informatico
e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge se conformi
alle disposizioni del presente
regolamento.
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comma 2
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Dpr 513/1997, articolo 3 (Requisiti del
documento informatico)
1. Con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri,
da emanare entro centottanta giorni
dalla data di entrata in vigore del
presente regolamento, sentita l'Autorità
per l'informatica nella pubblica
amministrazione sono fissate le regole
tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei
documenti informatici.
2. Le regole tecniche
indicate al comma 1 sono adeguate alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche,
con decorrenza almeno biennale a
decorrere dalla data di entrata in
vigore del presente regolamento.
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comma 3
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3. Con il decreto di
cui al comma 1 sono altresì dettate le
misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire
l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni
contenute nel documento informatico
anche con riferimento all'eventuale uso
di chiavi biometriche.
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comma 4
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4. Resta fermo quanto
previsto dall'articolo 15 della legge 31
dicembre 1996, n. 675.
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ARTICOLO 9 - Documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 18 (Documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni)
1. Gli atti formati con
strumenti informatici, i dati e i
documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni, costituiscono
informazione primaria ed originale da
cui è possibile effettuare, su diversi
tipi di supporto, riproduzioni e copie
per gli usi consentiti dalla legge.
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comma 2
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2. Nelle operazioni
riguardanti le attività di produzione,
immissione, archiviazione, riproduzione
e trasmissione di dati, documenti ed
atti amministrativi con sistemi
informatici e telematici, ivi compresa
l'emanazione degli atti con i medesimi
sistemi, devono essere indicati e resi
facilmente individuabili sia i dati
relativi alle amministrazioni
interessate sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.
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comma 3
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Dpr 513/1997, articolo 22 (Formulari,
moduli e questionari)
1. Entro il 31 dicembre
1998 le pubbliche amministrazioni
provvedono a definire e a rendere
disponibili per via telematica moduli e
formulari elettronici validi ad ogni
effetto di legge per l'interscambio dei
dati nell'ambito della rete unitaria e
con i soggetti privati.
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comma 4
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Dpr 513/1997, articolo 18, comma 3
3. Le regole tecniche
in materia di formazione e conservazione
di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni sono definite
dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, d'intesa con
l'amministrazione degli archivi di Stato
e, per il materiale classificato, con le
Amministrazioni della difesa,
dell'interno e delle finanze,
rispettivamente competenti.
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ARTICOLO 10 - Forma ed efficacia del
documento informatico
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 4 (Forma scritta)
1. Il documento
informatico munito dei requisiti
previsti dal presente regolamento
soddisfa il requisito legale della forma
scritta.
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comma 2
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2. Gli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed
alla loro riproduzione su diversi tipi
di supporto sono assolti secondo le
modalità definite con decreto del
Ministro delle finanze.
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comma 3
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Dpr 513/1997, articolo 5 (Efficacia
probatoria del documento informatico)
1. Il documento
informatico, sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 10, ha
efficacia di scrittura privata ai sensi
dell'articolo 2702 del codice civile.
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comma 4
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2. Il documento
informatico munito dei requisiti
previsti dal presente regolamento ha
l'efficacia probatoria prevista
dall'articolo 2712 del codice civile e
soddisfa l'obbligo previsto dagli
articoli 2214 e seguenti del codice
civile e da ogni altra analoga
disposizione legislativa o
regolamentare.
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ARTICOLO 11 - Contratti stipulati con
strumenti informatici o per via
telematica
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 11 (Contratti
stipulati con strumenti informatici o
per via telematica)
1. I contratti
stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della
firma digitale secondo le disposizioni
del presente regolamento sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
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comma 2
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2. Ai contratti
indicati al comma 1 si applicano le
disposizioni previste dal decreto
legislativo 15 gennaio 1992, n. 50.
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ARTICOLO 12 - Pagamenti informatici
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 14 (Pagamenti
informatici)
1. Il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra privati,
pubbliche amministrazioni e tra queste e
soggetti privati è effettuato secondo le
regole tecniche definite col decreto di
cui all'articolo 3.
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ARTICOLO 13 - Libri e scritture
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 15 (Libri e
scritture)
1. I libri, i repertori
e le scritture, di cui sia obbligatoria
la tenuta possono essere formati e
conservati su supporti informatici in
conformità alle disposizioni del
presente regolamento e secondo le regole
tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 3.
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ARTICOLO 14 - Trasmissione del documento
informatico
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 12 (Trasmissione
del documento)
1. Il documento
informatico trasmesso per via telematica
si intende inviato e pervenuto al
destinatario se trasmesso all'indirizzo
elettronico da questi dichiarato.
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comma 2
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2. La data e l'ora di
formazione, di trasmissione o di
ricezione di un documento informatico,
redatto in conformità alle disposizioni
del presente regolamento e alle regole
tecniche di cui all'articolo 3, sono
opponibili ai terzi.
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comma 3
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3. La trasmissione del
documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino
l'avvenuta consegna, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei
casi consentiti dalla legge.
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ARTICOLO 15 - Trasmissione dall'estero
di atti agli uffici di stato civile
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 19 (Trasmissione
dall'estero di atti agli uffici di stato
civile)
In materia di trasmissione di atti o
copie di atti di stato civile o di dati
concernenti la cittadinanza da parte
delle rappresentanze diplomatiche e
consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali di cui al decreto
del Presidente della Repubblica 5
gennaio 1967, n. 200.
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ARTICOLO 16 - Riservatezza dei dati
personali contenuti nei documenti
trasmessi
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 8 (Riservatezza
dei dati contenuti nei documenti
acquisiti dalla pubblica
amministrazione)
1. Al fine di tutelare
la riservatezza dei dati di cui
all'articolo 22 della legge 31 dicembre
1996, n. 675, i certificati ed i
documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere
soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali
previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il
perseguimento delle finalità per le
quali vengono acquisite.
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commi 2 e 3
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2.
È fatto divieto ai direttori sanitari
tenuti alla dichiarazione di cui al
comma 2 dell'articolo 70 del regio
decreto-legge 9 luglio 1939, n. 1238,
come sostituito dall'articolo 2 della
legge 15 maggio 1997, n. 127, di
accompagnare la stessa con il
certificato di assistenza al parto
previsto dall'articolo 18, comma 2, del
regio decreto-legge 15 ottobre 1936, n.
2128, ed è fatto divieto agli ufficiali
di stato civile di richiedere detto
certificato, che è sostituito, ai fini
della formazione dell'atto di nascita,
da una semplice attestazione contenente
i soli dati richiesti nei registri di
nascita. Ai fini statistici, i direttori
sanitari inviano copia del certificato
di assistenza al parto, privo di
elementi identificativi diretti delle
persone interessate ai competenti enti
ed uffici del Sistema statistico
nazionale, secondo modalità
preventivamente concordate. L'Istituto
nazionale di statistica, sentito il
Ministero della sanità, determina nuove
modalità tecniche e procedure per la
rilevazione dei dati statistici di base
relativi agli eventi di nascita e per
l'acquisizione dei dati relativi ai nati
affetti da malformazioni e ai nati morti
nel rispetto dei principi contenuti
nella legge 31 dicembre 1996, n. 675.
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ARTICOLO 17 - Segretezza della
corrispondenza trasmessa per via
telematica
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 13 (Segretezza
della corrispondenza trasmessa per via
telematica)
1. Gli addetti alle
operazioni di trasmissione per via
telematica di atti, dati e documenti
formati con strumenti informatici non
possono prendere cognizione della
corrispondenza telematica, duplicare con
qualsiasi mezzo o cedere a terzi a
qualsiasi titolo informazioni anche in
forma sintetica o per estratto
sull'esistenza o sul contenuto di
corrispondenza, comunicazioni o messaggi
trasmessi per via telematica, salvo che
si tratti di informazioni per loro
natura o per espressa indicazione del
mittente destinate ad essere rese
pubbliche.
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comma 2
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2. Agli effetti del
presente regolamento, gli atti, i dati e
i documenti trasmessi per via telematica
si considerano, nei confronti del
gestore del sistema di trasporto delle
informazioni, di proprietà del mittente
sino a che non sia avvenuta la consegna
al destinatario.
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ARTICOLO 18 - Copie autentiche
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 14, comma 1
Le copie autentiche, totali o parziali,
di atti e documenti possono essere
ottenute, oltre che con i sistemi
previsti nell'articolo 12, anche con
altri procedimenti che diano garanzia
della riproduzione fedele e duratura
dell'atto o documento. Tali procedimenti
sono specificati con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri,
sentiti i Ministri per la grazia e
giustizia e per il tesoro. Le
disposizioni di cui all'articolo 13 si
osservano anche per la formazione di
copie autentiche.
Legge 15/1968, articolo 7, comma 1
Le copie autentiche ottenute ai sensi
dell'art. 14 possono essere validamente
prodotte in luogo degli originali quando
siano in regola con le disposizioni
fiscali in vigore.
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comma 2
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Legge 15/1968, articolo 14, comma 2
L'autenticazione delle copie può essere
fatta dal pubblico ufficiale dal quale è
stato emesso o presso il quale è
depositato l'originale, o al quale deve
essere prodotto il documento, nonché da
un notaio, cancelliere, segretario
comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste
nell'attestazione di conformità con
l'originale scritta alla fine della
copia, dopo le eventuali chiamate in
calce, a cura del pubblico ufficiale
autorizzato, il quale deve altresì
indicare la data e il luogo del
rilascio, il numero dei fogli impiegati,
il proprio cognome e nome, la qualifica
rivestita nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio. Se la copia dell'atto o
documento consta di più fogli, il
pubblico ufficiale appone la propria
firma a margine di ciascun foglio
intermedio.
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comma 3
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Dpr 403/1998, articolo 3, comma 4
4. Nei casi in cui
l'interessato debba presentare
all'amministrazione copia autentica di
un documento ai sensi dell'articolo 14
della legge 4 gennaio 1968, n. 15,
l'autenticazione della copia può essere
fatta dal responsabile del procedimento
o da qualsiasi altro dipendente
competente a ricevere la documentazione,
su semplice esibizione dell'originale e
senza obbligo di deposito dello stesso
presso l'amministrazione procedente. In
tal caso la copia autentica può essere
utilizzata solo nel procedimento in
corso.
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ARTICOLO 19 - Modalità alternative
all'autenticazione di copie
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 2, comma 2
2. La dichiarazione di
cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, che il dichiarante rende
nel proprio interesse può riguardare
anche stati, fatti e qualità personali
relativi ad altri soggetti di cui egli
abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale
dichiarazione può riguardare anche la
conoscenza del fatto che la copia di una
pubblicazione è conforme all'originale.
Nel caso di pubblici concorsi in cui sia
prevista la presentazione di titoli, la
dichiarazione di tale fatto tiene luogo
a tutti gli effetti dell'autentica di
copia.
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ARTICOLO 20 - Copie di atti e documenti
informatici
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 6 (Copie di atti
e documenti)
1. I duplicati, le
copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su
diversi tipi di supporto, sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge
se conformi alle disposizioni del
presente regolamento.
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comma 2
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2. I documenti
informatici contenenti copia o
riproduzione di atti pubblici, scritture
private e documenti in genere, compresi
gli atti e documenti amministrativi di
ogni tipo, spediti o rilasciati dai
depositari pubblici autorizzati e dai
pubblici ufficiali, hanno piena
efficacia, ai sensi degli articoli 2714
e 2715 del codice civile, se ad essi è
apposta o associata la firma digitale di
colui che li spedisce o rilascia,
secondo le disposizioni del presente
regolamento.
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comma 3
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3. Le copie su supporto
informatico di documenti, formati in
origine su supporto cartaceo o,
comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge,
gli originali da cui sono tratte se la
loro conformità all'originale è
autenticata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato,
con dichiarazione allegata al documento
informatico e asseverata con le modalità
indicate dal decreto di cui al comma 1
dell'articolo 3.
|
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comma 4
|
4. La spedizione o il
rilascio di copie di atti e documenti di
cui al comma 2 esonera dalla produzione
e dalla esibizione dell'originale
formato su supporto cartaceo quando
richieste ad ogni effetto di legge.
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comma 5
|
5. Gli obblighi di
conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione
vigente si intendono soddisfatti a tutti
gli effetti di legge a mezzo di
documenti informatici, se le procedure
utilizzate sono conformi alle regole
tecniche dettate ai sensi dell'articolo
3.
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ARTICOLO 21 - Autenticazione delle
sottoscrizioni
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comma 1
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-
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comma 2
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-
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ARTICOLO 22 - Definizioni
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comma 1, lettera a)
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Dpr 513/1997, articolo 1, comma 1,
lettere da c) a q)
1. Ai fini del presente
regolamento s'intende:
c) per sistema di validazione, il
sistema informatico e crittografico in
grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
|
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comma 1, lettera b)
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d) per chiavi asimmetriche, la coppia di
chiavi crittografiche, una privata ed
una pubblica, correlate tra loro, da
utilizzarsi nell'ambito dei sistemi di
validazione o di cifratura di documenti
informatici;
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comma 1, lettera c)
|
e) per chiave privata, l'elemento della
coppia di chiavi asimmetriche, destinato
ad essere conosciuto soltanto dal
soggetto titolare, mediante il quale si
appone la firma digitale sul documento
informatico o si decifra il documento
informatico in precedenza cifrato
mediante la corrispondente chiave
pubblica;
|
|
comma 1, lettera d)
|
f) per chiave pubblica, l'elemento della
coppia di chiavi asimmetriche destinato
ad essere reso pubblico, con il quale si
verifica la firma digitale apposta sul
documento informatico dal titolare delle
chiavi asimmetriche o si cifrano i
documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
|
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comma 1, lettera e)
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g) per chiave biometrica, la sequenza di
codici informatici utilizzati
nell'ambito di meccanismi di sicurezza
che impiegano metodi di verifica
dell'identità personale basati su
specifiche caratteristiche fisiche
dell'utente;
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comma 1, lettera f)
|
h) per certificazione, il risultato
della procedura informatica, applicata
alla chiave pubblica e rilevabile dai
sistemi di validazione, mediante la
quale si garantisce la corrispondenza
biunivoca tra chiave pubblica e soggetto
titolare cui essa appartiene, si
identifica quest'ultimo e si attesta il
periodo di validità della predetta
chiave ed il termine di scadenza del
relativo certificato, in ogni caso non
superiore a tre anni;
|
|
comma 1, lettera g)
|
i) per validazione temporale, il
risultato della procedura informatica,
con cui si attribuiscono, ad uno o più
documenti informatici, una data ed un
orario opponibili ai terzi;
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comma 1, lettera h)
|
l) per indirizzo elettronico,
l'identificatore di una risorsa fisica o
logica in grado di ricevere e registrare
documenti informatici;
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comma 1, lettera i)
|
m) per certificatore, il soggetto
pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato
della chiave pubblica, lo pubblica
unitamente a quest'ultima, pubblica ed
aggiorna gli elenchi dei certificati
sospesi e revocati;
|
|
comma 1, lettera l)
|
n) per revoca del certificato,
l'operazione con cui il certificatore
annulla la validità del certificato da
un dato momento, non retroattivo, in
poi;
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comma 1, lettera m)
|
o) per sospensione del certificato,
l'operazione con cui il certificatore
sospende la validità del certificato per
un determinato periodo di tempo;
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comma 1, lettera n)
|
p) per validità del certificato,
l'efficacia, e l'opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati
in esso contenuti;
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comma 1, lettera o)
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q) per regole tecniche, le specifiche di
carattere tecnico, ivi compresa ogni
disposizione che ad esse si applichi;
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ARTICOLO 23 - Firma digitale
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comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 10 (Firma
digitale)
1. A ciascun documento
informatico, o a un gruppo di documenti
informatici, nonché al duplicato o copia
di essi, può essere apposta, o associata
con separata evidenza informatica, una
firma digitale.
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|
comma 2
|
2. L'apposizione o
l'associazione della firma digitale al
documento informatico equivale alla
sottoscrizione prevista per gli atti e
documenti in forma scritta su supporto
cartaceo.
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comma 3
|
3. La firma digitale
deve riferirsi in maniera univoca ad un
solo soggetto ed al documento o
all'insieme di documenti cui è apposta o
associata.
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comma 4
|
4. Per la generazione
della firma digitale deve adoperarsi una
chiave privata la cui corrispondente
chiave pubblica non risulti scaduta di
validità ovvero non risulti revocata o
sospesa ad opera del soggetto pubblico o
privato che l'ha certificata.
|
|
comma 5
|
5. L'uso della firma
apposta o associata mediante una chiave
revocata, scaduta o sospesa equivale a
mancata sottoscrizione. La revoca o la
sospensione, comunque motivate, hanno
effetto dal momento della pubblicazione,
salvo che il revocante, o chi richiede
la sospensione, non dimostri che essa
era già a conoscenza di tutte le parti
interessate.
|
|
comma 6
|
6. L'apposizione di
firma digitale integra e sostituisce, ad
ogni fine previsto dalla normativa
vigente, l'apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi
di qualsiasi genere.
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|
comma 7
|
7. Attraverso la firma
digitale devono potersi rilevare, nei
modi e con le tecniche definiti con il
decreto di cui all'articolo 3, gli
elementi identificativi del soggetto
titolare della firma, del soggetto che
l'ha certificata e del registro su cui
essa è pubblicata per la consultazione.
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ARTICOLO 24 - Firma digitale autenticata
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comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 16 (Firma
digitale autenticata)
1. Si ha per
riconosciuta, ai sensi dell'articolo
2703 del codice civile, la firma
digitale, la cui apposizione è
autenticata dal notaio o da altro
pubblico ufficiale autorizzato.
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comma 2
|
2. L'autenticazione
della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico
ufficiale, che la firma digitale è stata
apposta in sua presenza dal titolare,
previo accertamento della sua identità
personale, della validità della chiave
utilizzata e del fatto che il documento
sottoscritto risponde alla volontà della
parte e non è in contrasto con
l'ordinamento giuridico ai sensi
dell'articolo 28, primo comma, numero 1,
della legge 16 febbraio 1913, n. 89.
|
|
comma 3
|
3. L'apposizione della
firma digitale da parte del pubblico
ufficiale integra e sostituisce ad ogni
fine di legge la apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi
comunque previsti.
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|
comma 4
|
4. Se al documento
informatico autenticato deve essere
allegato altro documento formato in
originale su altro tipo di supporto, il
pubblico ufficiale può allegare copia
informatica autenticata dell'originale,
secondo le disposizioni dell'articolo 6
del presente regolamento.
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|
comma 5
|
5. Ai fini e per gli
effetti dell'articolo 3, comma 11, della
legge 15 maggio 1997, n. 127, si
considera apposta in presenza del
dipendente addetto la firma digitale
inserita nel documento informatico
presentato o depositato presso pubbliche
amministrazioni.
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comma 6
|
6. La presentazione o
il deposito di un documento per via
telematica o su supporto informatico ad
una pubblica amministrazione sono validi
a tutti gli effetti di legge se vi sono
apposte la firma digitale e la
validazione temporale a norma del
presente regolamento.
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ARTICOLO 25 - Firma di documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 19
(Sottoscrizione dei documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni)
1. In tutti i documenti
informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa, o la
sottoscrizione comunque prevista, è
sostituita dalla firma digitale, in
conformità alle norme del presente
regolamento.
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|
comma 2
|
2. L'uso della firma
digitale integra e sostituisce ad ogni
fine di legge l'apposizione di sigilli,
punzoni, timbri, contrassegni e marchi
comunque previsti.
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ARTICOLO 26 - Deposito della chiave
privata
|
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comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 7 (Deposito della
chiave privata)
1. Il titolare della
coppia di chiavi asimmetriche può
ottenere il deposito in forma segreta
della chiave privata presso un notaio o
altro pubblico depositario autorizzato.
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comma 2
|
2. La chiave privata di
cui si richiede il deposito può essere
registrata su qualsiasi tipo di supporto
idoneo a cura del depositante e dev'essere
consegnata racchiusa in un involucro
sigillato in modo che le informazioni
non possano essere lette, conosciute od
estratte senza rotture od alterazioni.
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comma 3
|
3. Le modalità del
deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del
codice civile, in quanto applicabili.
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ARTICOLO 27 - Certificazione delle
chiavi
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comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 8
(Certificazione)
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli
effetti di cui all'articolo 2 deve
munirsi di una idonea coppia di chiavi e
rendere pubblica una di esse mediante la
procedura di certificazione.
|
|
comma 2
|
2. Le chiavi pubbliche
di cifratura sono custodite per un
periodo non inferiore a dieci anni a
cura del certificatore e, dal momento
iniziale della loro validità, sono
consultabili in forma telematica.
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|
comma 3
|
3.
Salvo quanto previsto dall'articolo 17,
le attività di certificazione sono
effettuate da certificatori inclusi,
sulla base di una dichiarazione
anteriore all'inizio dell'attività, in
apposito elenco pubblico, consultabile
in via telematica, predisposto tenuto e
aggiornato a cura dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica
amministrazione, e dotati dei seguenti
requisiti, specificati nel decreto di
cui all'articolo 3:
a) forma di società per azioni e
capitale sociale non inferiore a quello
necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti
privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti
legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di
onorabilità richiesti ai soggetti che
svolgono funzioni di amministrazione,
direzione e controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed
esperienza, i responsabili tecnici del
certificatore e il personale addetto
all'attività di certificazione siano in
grado di rispettare le norme del
presente regolamento e le regole
tecniche di cui all'articolo 3;
d) qualità dei processi informatici e
dei relativi prodotti, sulla base di
standard riconosciuti a livello
internazionale.
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|
comma 4
|
4. La procedura di
certificazione di cui al comma 1 può
essere svolta anche da un certificatore
operante sulla base di licenza o
autorizzazione rilasciata da altro Stato
membro dell'Unione europea o dello
Spazio economico europeo, sulla base di
equivalenti requisiti.
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ARTICOLO 28 - Obblighi dell'utente e del
certificatore
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|
comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 9 (Obblighi
dell'utente e del certificatore)
1. Chiunque intenda
utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche o della firma digitale, è
tenuto ad adottare tutte le misure
organizzative e tecniche idonee ad
evitare danno ad altri.
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comma 2
|
2. Il certificatore è
tenuto a:
a) identificare con certezza la persona
che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il
certificato avente le caratteristiche
fissate con il decreto di cui
all'articolo 3;
c) specificare, su richiesta
dell'istante, e con il consenso del
terzo interessato, la sussistenza dei
poteri di rappresentanza o di altri
titoli relativi all'attività
professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui
all'articolo 3;
e) informare i richiedenti, in modo
compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti
tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di
sicurezza per il trattamento dei dati
personali emanate ai sensi dell'articolo
15, comma 2, della legge 31 dicembre
1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi
private;
h) procedere tempestivamente alla revoca
od alla sospensione del certificato in
caso di richiesta da parte del titolare
o del terzo dal quale derivino i poteri
di quest'ultimo, di perdita del possesso
della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della
conoscenza di cause limitative della
capacità del titolare, di sospetti abusi
o falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della
revoca e della sospensione della coppia
di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione
all'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione ed agli utenti,
con un preavviso di almeno sei mesi,
della cessazione dell'attività e della
conseguente rilevazione della
documentazione da parte di altro
certificatore o del suo annullamento.
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ARTICOLO 29 - Chiavi di cifratura della
pubblica amministrazione
|
|
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|
comma 1
|
Dpr 513/1997, articolo 17 (Chiavi di
cifratura della pubblica
amministrazione)
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono
autonomamente, con riferimento al
proprio ordinamento, alla generazione,
alla conservazione, alla certificazione
ed all'utilizzo delle chiavi pubbliche
di competenza.
|
|
comma 2
|
2. Col decreto di cui
all'articolo 3 sono disciplinate le
modalità di formazione, di pubblicità,
di conservazione, certificazione e di
utilizzo delle chiavi pubbliche delle
pubbliche amministrazioni.
|
|
comma 3
|
3. Le chiavi pubbliche
dei pubblici ufficiali non appartenenti
alla pubblica amministrazione sono
certificate e pubblicate autonomamente
in conformità alle leggi ed ai
regolamenti che definiscono l'uso delle
firme autografe nell'ambito dei
rispettivi ordinamenti giuridici.
|
|
comma 4
|
4. Le chiavi pubbliche
di ordini ed albi professionali
legalmente riconosciuti e dei loro
legali rappresentanti sono certificate e
pubblicate a cura del Ministro di grazia
e giustizia o suoi delegati.
|
|
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ARTICOLO 30 - Modalità per la
legalizzazione di firme
|
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comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 15, comma 2
Nelle legalizzazioni devono essere
indicati il nome e il cognome di colui
la cui firma si legalizza. Il pubblico
ufficiale legalizzante deve indicare la
data e il luogo della legalizzazione, il
proprio nome e cognome, la qualifica
rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
|
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|
ARTICOLO 31 - Atti non soggetti a
legalizzazione
|
|
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|
comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 18 (Atti non
soggetti a legalizzazione)
Salvo quanto previsto negli articoli 16
e 17, non sono soggette a legalizzazione
le firme apposte da pubblici funzionari
o pubblici ufficiali sopra atti,
certificati, copie ed estratti dai
medesimi rilasciati.
Il funzionario o pubblico ufficiale deve
indicare la data e il luogo del
rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la
propria firma per esteso ed il timbro
dell'ufficio.
|
|
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|
ARTICOLO 32 - Legalizzazione di firme di
capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
|
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|
comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 16
(Legalizzazione di firme di capi di
scuole parificate o legalmente
riconosciute)
Le firme dei capi delle scuole
parificate o legalmente riconosciute sui
diplomi originali o sui certificati di
studio da prodursi ad uffici pubblici
fuori della provincia in cui ha sede la
scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi.
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ARTICOLO 33 - Legalizzazione di firme di
atti da e per l'estero
|
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comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 17
(Legalizzazione di firme di atti da e
per l'estero)
Le firme sugli atti e documenti formati
nello Stato e da valere all'estero
davanti ad autorità estere sono, ove da
queste richiesto, legalizzate a cura dei
competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o
di altri organi e autorità delegati
dallo stesso.
|
|
comma 2
|
Le firme sugli atti e documenti formati
all'estero da autorità estere e da
valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o
consolari italiane all'estero. Le firme
apposte su atti e documenti dai
competenti organi delle rappresentanze
diplomatiche o consolari italiane o dai
funzionari da loro delegati non sono
soggette a legalizzazione. Si osserva il
secondo comma dell'articolo 18.
|
|
comma 3
|
Agli atti e documenti indicati nel comma
precedente, redatti in lingua straniera,
deve essere allegata una traduzione in
lingua italiana certificata conforme al
testo straniero dalla competente
rappresentanza diplomatica o consolare,
ovvero da un traduttore ufficiale.
|
|
comma 4
|
Le firme sugli atti e documenti formati
nello Stato e da valere nello Stato,
rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente
nello Stato, sono legalizzate a cura
delle prefetture.
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comma 5
|
Sono fatte salve le esenzioni
dall'obbligo della legalizzazione e
della traduzione stabilite da leggi o da
accordi internazionali.
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ARTICOLO 34 - Legalizzazione di
fotografie
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comma 1
|
Legge 127/1997, articolo 2, comma 7
7. Le fotografie
prescritte per il rilascio di documenti
personali sono legalizzate dall'ufficio
ricevente, a richiesta dell'interessato,
se presentate personalmente. La
legalizzazione delle fotografie
prescritte per il rilascio di documenti
personali non è soggetta all'obbligo del
pagamento dell'imposta di bollo.
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ARTICOLO 35 - Documenti di identità e di
riconoscimento
|
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|
comma 1
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-
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comma 2
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Rd 635/1940, articolo 292
Nei casi in cui la legge consente che
l'identità personale possa essere
dimostrata con titolo equipollente alla
carta di identità, è considerato come
tale ogni documento munito di fotografia
e rilasciato da una amministrazione
dello Stato, come ad esempio: i libretti
ferroviari di cui sono muniti gli
impiegati civili e militari dello Stato;
le tessere di riconoscimento degli
ufficiali in aspettativa per riduzione
di quadri; le tessere che i comandi
della Milizia volontaria per la
sicurezza nazionale rilasciano ai propri
dipendenti; le patenti di cui sono
muniti i conducenti di autovetture; le
tessere di riconoscimento postali; i
libretti di porto d'armi e i passaporti
per l'estero.
L'identità dei componenti le famiglie
degli impiegati civili e militari dello
Stato può esser dimostrata con
l'esibizione del libretto ferroviario.
È considerata titolo equipollente alla
carta di identità anche la tessera
comprovante l'iscrizione al partito
nazionale fascista.
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comma 3
|
Legge 127/1997, articolo 2, comma 9
9. Nei documenti di
riconoscimento non è necessaria
l'indicazione o l'attestazione dello
stato civile, salvo specifica istanza
del richiedente.
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ARTICOLO 36 - Carta d'identità e
documenti elettronici
|
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commi da 1 a 7
|
Legge 127/1997, articolo 2, comma 10
10. Con decreto del
Presidente del Consiglio dei ministri,
su proposta del Ministro dell'interno,
di concerto con il Ministro per la
funzione pubblica, sono individuate le
caratteristiche e le modalità per il
rilascio della carta di identità e di
altri documenti di riconoscimento muniti
di supporto magnetico o informatico. La
carta di identità e i documenti di
riconoscimento devono contenere i dati
personali e il codice fiscale e possono
contenere anche l'indicazione del gruppo
sanguigno, nonché delle opzioni di
carattere sanitario previste dalla
legge. Il documento, ovvero il supporto
magnetico o informatico, può contenere
anche altri dati, al fine di
razionalizzare e semplificare l'azione
amministrativa e la erogazione dei
servizi al cittadino, nel rispetto della
legge 31 dicembre 1996, n. 675, e
successive modificazioni, nonché le
procedure informatiche e le
informazioni, che possono o debbono
essere conosciute dalla pubblica
amministrazione o da altri soggetti, ivi
compresa la chiave biometrica,
occorrenti per la firma digitale ai
sensi dell'articolo 15, comma 2, della
legge 15 marzo 1997, n. 59, e dei
relativi regolamenti di attuazione;
analogo documento contenente i medesimi
dati è rilasciato a seguito della
dichiarazione di nascita. La carta di
identità potrà essere utilizzata anche
per il trasferimento elettronico dei
pagamenti tra soggetti privati e
pubbliche amministrazioni. Con decreto
del Ministro dell'interno, sentite
l'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione e la Conferenza
Stato-città ed autonomie locali, sono
dettate le regole tecniche e di
sicurezza relative alle tecnologie e ai
materiali utilizzati per la produzione
delle carte di identità e dei documenti
di riconoscimento di cui al presente
comma. Le predette regole sono adeguate
con cadenza almeno biennale in relazione
alle esigenze dettate dall'evoluzione
delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche. La carta di identità può
essere rinnovata a decorrere dal
centottantesimo giorno precedente la
scadenza, ovvero, previo pagamento delle
spese e dei diritti di segreteria, a
decorrere dal terzo mese successivo alla
produzione di documenti con
caratteristiche tecnologiche e
funzionali innovative. Nel rispetto
della disciplina generale fissata dai
decreti di cui al presente comma e
nell'ambito dei rispettivi ordinamenti,
le pubbliche amministrazioni possono
sperimentare modalità di utilizzazione
dei documenti di cui al presente comma
per l'erogazione di ulteriori servizi o
utilità.
|
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ARTICOLO 37 - Esenzioni fiscali
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 21, comma 1
Le dichiarazioni fatte ai sensi degli
articoli 2 e 4 sono esenti da imposta di
bollo.
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comma 2
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Legge 15/1968, articolo 23, comma 1
L'imposta di bollo e la tassa di
concessione governativa previste
dall'articolo 21 non sono dovute quando
per le leggi vigenti sia esente da bollo
l'atto sostituito con la dichiarazione
autenticata o in cui è apposta la firma
da legalizzare.
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ARTICOLO 38 - Modalità di invio e
sottoscrizione delle istanze
|
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|
comma 1
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Legge 127/1997, articolo 3, comma 11
11. La sottoscrizione
di istanze da produrre agli organi della
amministrazione pubblica o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi non è
soggetta ad autenticazione ove sia
apposta in presenza del dipendente
addetto ovvero l'istanza sia presentata
unitamente a copia fotostatica, ancorché
non autenticata, di un documento di
identità del sottoscrittore. La copia
fotostatica del documento è inserita nel
fascicolo. L'istanza e la copia
fotostatica del documento di identità
possono essere inviate per via
telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti
stabiliti dal regolamento di cui
all'articolo 15, comma 2, della legge 15
marzo 1997, n. 59.
|
|
comma 2
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-
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|
comma 3
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Legge 127/1997, articolo 3, comma 11
11. La sottoscrizione
di istanze da produrre agli organi della
amministrazione pubblica o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi non è
soggetta ad autenticazione ove sia
apposta in presenza del dipendente
addetto ovvero l'istanza sia presentata
unitamente a copia fotostatica, ancorché
non autenticata, di un documento di
identità del sottoscrittore. La copia
fotostatica del documento è inserita nel
fascicolo. L'istanza e la copia
fotostatica del documento di identità
possono essere inviate per via
telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici,
detta facoltà è consentita nei limiti
stabiliti dal regolamento di cui
all'articolo 15, comma 2, della legge 15
marzo 1997, n. 59.
|
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ARTICOLO 39 - Domande per la
partecipazione a concorsi pubblici
|
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|
|
comma 1
|
Legge 127/1997, articolo 3, comma 5
5. È fatto divieto alle
pubbliche amministrazioni di cui
all'articolo 1, comma 2, del decreto
legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, di
richiedere l'autenticazione della
sottoscrizione delle domande per la
partecipazione a selezioni per
l'assunzione nelle pubbliche
amministrazioni a qualsiasi titolo
nonché ad esami per il conseguimento di
abilitazioni, diplomi o titoli
culturali.
|
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ARTICOLO 40 - Certificazioni contestuali
|
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|
comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 11
(Certificazioni contestuali)
Le certificazioni da rilasciarsi da uno
stesso ufficio in ordine a fatti, stati
e qualità personali concernenti la
stessa persona debbono essere contenute
in un unico documento.
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ARTICOLO 41 - Validità dei certificati
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comma 1
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Legge 127/1997, articolo 2, comma 3
3. I certificati
rilasciati dalle pubbliche
amministrazioni attestanti stati e fatti
personali non soggetti a modificazioni
hanno validità illimitata. Le restanti
certificazioni hanno validità di sei
mesi dalla data di rilascio salvo che
disposizioni di legge o regolamentari
prevedano una validità superiore.
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comma 2
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4. I certificati anagrafici, le
certificazioni dello stato civile, gli
estratti e le copie integrali degli atti
di stato civile sono ammessi dalle
pubbliche amministrazioni nonché dai
gestori o esercenti di pubblici servizi
anche oltre i termini di validità nel
caso in cui l'interessato dichiari, in
fondo al documento, che le informazioni
contenute nel certificato stesso non
hanno subito variazioni dalla data di
rilascio. Il procedimento per il quale
gli atti certificativi sono richiesti
deve avere comunque corso, una volta
acquisita la dichiarazione
dell'interessato. Resta ferma la facoltà
di verificare la veridicità e la
autenticità delle attestazioni prodotte.
In caso di falsa dichiarazione si
applicano le disposizioni di cui
all'articolo 26 della legge 4 gennaio
1968, n. 15.
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ARTICOLO 42 - Certificati di
abilitazione
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 12 (Certificati
di abilitazione)
1. Quando è utilizzata
ad indicare i titoli di abilitazione
previsti dalla normativa vigente, la
parola «certificato» viene sempre
sostituita, qualora si riferisca ad atti
rilasciati al termine di corsi di
formazione o ad atti di assenso
all'esercizio di determinate attività,
rispettivamente con le parole «diploma»
o «patentino».
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ARTICOLO 43 - Accertamenti d'ufficio
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comma 1
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comma 2
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Legge 340/2000, articolo 3 (Disposizioni
in materia di accesso a dati per
finalità di rilevante interesse
pubblico)
1. Fermo restando il
divieto di accesso a dati diversi da
quelli di cui è necessario acquisire la
certezza o verificare l'esattezza, si
considera operata per finalità di
rilevante interesse pubblico ai fini di
quanto previsto dal decreto legislativo
11 maggio 1999, n. 135, la consultazione
diretta, da parte di una pubblica
amministrazione o di un gestore di
pubblico servizio, degli archivi
dell'amministrazione certificante,
finalizzata all'accertamento d'ufficio
di stati, qualità e fatti ovvero al
controllo sulle dichiarazioni
sostitutive presentate dai cittadini.
Per l'accesso diretto ai propri archivi
l'amministrazione certificante rilascia
all'amministrazione procedente apposita
autorizzazione in cui vengono indicati i
limiti e le condizioni di accesso volti
ad assicurare la riservatezza dei dati
personali ai sensi della normativa
vigente.
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commi 3 e 4
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comma 5
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Dpr 403/1998, articolo 7, commi 2 e 3
2. In tutti i casi in
cui l'amministrazione procedente
acquisisce direttamente certificazioni
relative a stati, fatti e qualità
personali presso l'amministrazione
competente per la loro certificazione,
il certificato può essere sostituito da
qualsiasi documento idoneo ad assicurare
la certezza della sua fonte di
provenienza.
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comma 6
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3. I documenti
trasmessi ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro
mezzo telematico o informatico idoneo ad
accertare la fonte di provenienza del
documento, soddisfano il requisito della
forma scritta e la loro trasmissione non
deve essere seguita da quella del
documento originale attraverso il
sistema postale.
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ARTICOLO 44 - Acquisizione di estratti
degli atti dello stato civile
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 9 (Acquisizione
di estratti degli atti dello stato
civile)
1. Gli estratti degli
atti di stato civile sono richiesti
esclusivamente per i procedimenti che
riguardano il cambiamento di stato
civile e, ove formati o tenuti da
amministrazioni pubbliche o da altre
autorità dello Stato, vengono acquisiti
d'ufficio.
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comma 2
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2. Al di fuori delle
ipotesi di cui al comma 1 le
amministrazioni possono comunque
provvedere all'acquisizione d'ufficio
degli estratti qualora lo ritengano
necessario per particolari motivi
inerenti alle proprie finalità
istituzionali.
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ARTICOLO 45 - Documentazione mediante
esibizione
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comma 1
|
Legge 127/1997, articolo 3, comma 1
1. I dati relativi al
cognome, nome, luogo e data di nascita,
cittadinanza, stato civile e residenza
attestati in documenti di riconoscimento
in corso di validità, hanno lo stesso
valore probatorio dei corrispondenti
certificati. È fatto divieto alle
amministrazioni pubbliche ed ai gestori
o esercenti di pubblici servizi, nel
caso in cui all'atto della presentazione
dell'istanza sia richiesta l'esibizione
di un documento di riconoscimento, di
richiedere certificati attestanti stati
o fatti contenuti nel documento di
riconoscimento esibito. È, comunque,
fatta salva per le amministrazioni
pubbliche ed i gestori e gli esercenti
di pubblici servizi la facoltà di
verificare, nel corso del procedimento,
la veridicità dei dati contenuti nel
documento di identità. Nel caso in cui i
dati attestati in documenti di
riconoscimento abbiano subito variazioni
dalla data di rilascio e ciononostante
sia stato esibito il documento ai fini
del presente comma, si applicano le
sanzioni previste dall'articolo 489 del
codice penale.
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comma 2
|
Dpr 403/1998, articolo 7, comma 4
4. Nei casi in cui
l'amministrazione procedente acquisisce
informazioni relative a stati, fatti e
qualità personali attraverso
l'esibizione da parte dell'interessato
di un documento di riconoscimento in
corso di validità, la registrazione dei
dati avviene attraverso l'acquisizione
della copia fotostatica del documento
stesso, ancorché non autenticata,
secondo le modalità previste
dall'articolo 3, comma 11, della legge
15 maggio 1997, n. 127, come modificato
dalla legge 16 giugno 1998, n. 191.
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comma 3
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-
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ARTICOLO 46 - Dichiarazioni sostitutive
di certificazioni
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 2, comma 1
La data ed il luogo di nascita, la
residenza, la cittadinanza, il godimento
dei diritti politici, lo stato di
celibe, coniugato o vedovo, lo stato di
famiglia, l'esistenza in vita, la
nascita del figlio, il decesso del
coniuge, dell'ascendente o discendente,
la posizione agli effetti degli obblighi
militari e l'iscrizione in albi o
elenchi tenuti dalla p.a. sono
comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali alla istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali
certificazioni.
Dpr 403/1998, articolo 1, comma 1
1. Oltre ai casi
previsti dall'articolo 2 della legge 4
gennaio 1968, n. 15, ed agli altri casi
previsti dalle leggi, nei rapporti con
la pubblica amministrazione e con i
concessionari e i gestori di pubblici
servizi sono comprovati con
dichiarazioni, anche contestuali
all'istanza, sottoscritte
dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali
certificazioni anche i seguenti stati,
fatti e qualità personali:
a) titolo di studio o qualifica
professionale posseduta; esami
sostenuti; titolo di specializzazione,
di abilitazione, di formazione, di
aggiornamento e di qualificazione
tecnica;
b) situazione reddituale o economica,
anche ai fini della concessione di
benefici e vantaggi di qualsiasi tipo
previsti da leggi speciali; assolvimento
di specifici obblighi contributivi con
l'indicazione dell'ammontare
corrisposto; possesso e numero del
codice fiscale, della partita IVA e di
qualsiasi dato presente nell'archivio
dell'anagrafe tributaria e inerente
all'interessato;
c) stato di disoccupazione; qualità di
pensionato e categoria di pensione;
qualità di studente o di casalinga;
d) qualità di legale rappresentante di
persone fisiche o giuridiche, di tutore,
di curatore e simili;
e) iscrizione presso associazioni o
formazioni sociali di qualsiasi tipo;
f) tutte le posizioni relative
all'adempimento degli obblighi militari,
comprese quelle di cui all'articolo 77
del decreto del Presidente della
Repubblica 14 febbraio 1964, n. 237,
come modificato dall'articolo 22 della
legge 24 dicembre 1986, n. 958;
g) di non aver riportato condanne
penali;
h) qualità di vivenza a carico;
i) tutti i dati a diretta conoscenza
dell'interessato contenuti nei registri
dello stato civile.
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ARTICOLO 47 - Dichiarazioni sostitutive
dell'atto di notorietà
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comma 1
|
Legge 15/1968, articolo 4, comma 1
L'atto di notorietà concernente fatti,
stati o qualità personali che siano a
diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e
sottoscritta dal medesimo dinanzi al
funzionario competente a ricevere la
documentazione, o dinanzi ad un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o
altro funzionario incaricato dal
sindaco, il quale provvede alla
autenticazione della sottoscrizione con
la osservanza delle modalità di cui
all'art. 20.
|
|
comma 2
|
Dpr 403/1998, articolo 2, comma 2
2. La dichiarazione di
cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio
1968, n. 15, che il dichiarante rende
nel proprio interesse può riguardare
anche stati, fatti e qualità personali
relativi ad altri soggetti di cui egli
abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale
dichiarazione può riguardare anche la
conoscenza del fatto che la copia di una
pubblicazione è conforme all'originale.
Nel caso di pubblici concorsi in cui sia
prevista la presentazione di titoli, la
dichiarazione di tale fatto tiene luogo
a tutti gli effetti dell'autentica di
copia.
|
|
comma 3
|
Dpr 403/1998, articolo 2, comma 1
1. Fatte salve le
eccezioni espressamente previste per
legge nei rapporti con la pubblica
amministrazione e con i concessionari di
pubblici servizi, tutti gli stati, fatti
e qualità personali non compresi negli
elenchi di cui all'articolo 1, comma 1,
del presente regolamento e all'articolo
2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15,
sono comprovati dall'interessato, a
titolo definitivo, mediante la
dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà di cui all'articolo 4 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15.
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comma 4
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-
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ARTICOLO 48 - Disposizioni generali in
materia di dichiarazioni sostitutive
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 6 (Disposizioni
generali in materia di dichiarazioni
sostitutive)
1. Le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 2 e 4
della legge 4 gennaio 1968, n. 15, hanno
la stessa validità temporale degli atti
che sostituiscono.
|
|
comma 2
|
2. Le singole
amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle
dichiarazioni indicate al comma 1, che
gli interessati hanno facoltà di
utilizzare. Nei moduli per la
presentazione delle dichiarazioni
sostitutive le amministrazioni
inseriscono il richiamo alle sanzioni
penali previste dall'articolo 26 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, per le
ipotesi di falsità in atti e
dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il
modulo può contenere anche l'informativa
di cui all'articolo 10 della legge 31
dicembre 1996, n. 675.
|
|
comma 3
|
3. Le singole
amministrazioni inseriscono nei moduli
delle istanze ad esse rivolte la formula
per le relative dichiarazioni
sostitutive se ammesse ai sensi della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, e
successive modificazioni ed
integrazioni, e del presente
regolamento.
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ARTICOLO 49 - Limiti di utilizzo delle
misure di semplificazione
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 10 (Certificati
non sostituibili)
1. I certificati
medici, sanitari, veterinari, di
origine, di conformità CE, di marchi o
brevetti non possono essere sostituiti
da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
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comma 2
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2. Tutti i certificati
medici e sanitari richiesti dalle
istituzioni scolastiche ai fini della
pratica non agonistica di attività
sportive da parte dei propri alunni sono
sostituiti con un unico certificato di
idoneità alla pratica non agonistica di
attività sportive rilasciato dal medico
di base con validità per l'intero anno
scolastico.
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ARTICOLO 50 - Attuazione dei sistemi
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 21 (Attuazione
dei sistemi)
1. Entro il 31 marzo
1999 le pubbliche amministrazioni
introducono nei piani di sviluppo dei
sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi
di protocollo informatico in attuazione
delle disposizioni del presente
regolamento.
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comma 2
|
2. Entro il 31 dicembre
1999, le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti
esecutivi per la sostituzione dei
registri di protocollo cartacei con
sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente regolamento.
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comma 3
|
3. Le pubbliche
amministrazioni provvedono, entro 5
anni, a partire dal 1° gennaio 1999, a
realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati
alla gestione del protocollo informatico
e dei procedimenti amministrativi in
conformità alle disposizioni del
presente regolamento ed alle
disposizioni della legge 31 dicembre
1996, n. 675, nonché dell'articolo 15,
comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.
59, e dei relativi regolamenti di
attuazione.
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comma 4
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Dpr 428/1998, articolo 2
2. Ciascuna
amministrazione individua, nell'ambito
del proprio ordinamento, gli uffici da
considerare ai fini della gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi
aree organizzative omogenee, assicurando
criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione
interna tra le aree stesse.
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comma 5
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3. In sede di prima
applicazione le amministrazioni centrali
dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli
uffici di registrazione di protocollo
già esistenti presso le direzioni
generali e le grandi ripartizioni che a
queste corrispondono, i dipartimenti,
gli uffici centrali di bilancio, le
segreterie di gabinetto.
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ARTICOLO 51 - Sviluppo dei sistemi
informativi delle pubbliche
amministrazioni
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comma 1
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Dpr 513/1997, articolo 20 (Sviluppo dei
sistemi informativi delle pubbliche
amministrazioni)
1. Entro il 31 marzo
1998 le pubbliche amministrazioni
adottano un piano di sviluppo dei
sistemi informativi automatizzati in
attuazione delle disposizioni del
presente regolamento e secondo le norme
tecniche definite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica
amministrazione.
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comma 2
|
2. Le pubbliche
amministrazioni provvedono, entro cinque
anni, a partire dal 1° gennaio 1998, a
realizzare o revisionare sistemi
informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione,
gestione, diffusione ed utilizzazione
dei propri dati, documenti, procedimenti
ed atti in conformità alle disposizioni
del presente regolamento ed alle
disposizioni di cui alla legge 31
dicembre 1996, n. 675 e alla legge 31
dicembre 1996, n. 676.
|
|
comma 3
|
3. Entro il 31 dicembre
1998, le pubbliche amministrazioni
valutano in termini di rapporto tra
costi e benefici il recupero su supporto
informatico dei documenti e degli atti
cartacei dei quali sia opportuna od
obbligatoria la conservazione e
provvedono alla predisposizione dei
conseguenti piani di sostituzione degli
archivi cartacei con archivi
informatici.
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ARTICOLO 52 - Il sistema di gestione
informatica dei documenti
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 3 (Requisiti del
sistema di protocollo informatico)
1. Il sistema di
protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità
dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale
registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento
esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla
stessa formati nell'adozione dei
provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle
informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di
sicurezza, l'accesso alle informazioni
da parte dei soggetti interessati, nel
rispetto delle disposizioni della legge
31 dicembre 1996, n. 675, in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati
personali;
f) garantire la corretta organizzazione
dei documenti nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato.
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ARTICOLO 53 - Registrazione di
protocollo
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|
comma 1
|
Dpr 428/1998, articolo 4 (Registrazione
di protocollo)
1. La registrazione di
protocollo per ogni documento ricevuto o
spedito dalle pubbliche amministrazioni
è effettuata mediante la memorizzazione
in un archivio informatico delle
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento
generato automaticamente dal sistema e
registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo
assegnata automaticamente dal sistema e
registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o,
in alternativa, il destinatario o i
destinatari per i documenti spediti,
registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in
forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento
ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico,
se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli
binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in
forma non modificabile.
|
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comma 2
|
2. Il sistema deve
consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito
dall'elenco delle informazioni inserite
con l'operazione di registrazione di
protocollo nell'arco di uno stesso
giorno.
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comma 3
|
3. L'assegnazione delle
informazioni nelle operazioni di
registrazione di protocollo è effettuata
dal sistema in unica soluzione, con
esclusione di interventi intermedi,
anche indiretti, da parte
dell'operatore, garantendo la
completezza dell'intera operazione di
modifica o registrazione dei dati.
|
|
comma 4
|
4. Con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri,
su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, da
adottare entro centottanta giorni dalla
data di entrata in vigore del presente
regolamento, sono specificate le regole
tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste nelle
operazioni di registrazione di
protocollo.
|
|
comma 5
|
5. Sono esclusi dalla
registrazione di protocollo: Gazzette
Ufficiali, Bollettini ufficiali e
notiziari della pubblica
amministrazione, note di ricezione delle
circolari e altre disposizioni,
materiali statistici, atti preparatori
interni, giornali, riviste, libri,
opuscoli, depliant, materiali
pubblicitari, inviti a manifestazioni e
tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare
dell'amministrazione.
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ARTICOLO 54 - Informazioni annullate o
modificate
|
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commi 1 e 2
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Dpr 428/1998, articolo 5 (Informazioni
annullate o modificate)
1. Le informazioni
annullate, in conformità alle
disposizioni del presente regolamento,
devono rimanere memorizzate nella base
di dati per essere sottoposte alle
elaborazioni previste dalla procedura.
La procedura per indicare l'annullamento
riporta, secondo i casi, una dicitura o
un segno in posizione sempre visibile e
tale, comunque, da consentire la lettura
di tutte le informazioni originarie, poi
annullate, unitamente alla data,
all'identificativo dell'operatore ed
agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione.
2. Le informazioni non
modificabili sono annullabili con la
procedura del comma 1 del presente
articolo.
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ARTICOLO 55 - Segnatura di protocollo
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 6 (Segnatura di
protocollo)
1. Le informazioni da
apporre od associare ad ogni documento
attraverso l'operazione di segnatura di
protocollo consentono di individuare
ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime
previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo
il formato disciplinato all'articolo 8;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica
dell'amministrazione o dell'area
organizzativa individuata ai sensi
dell'articolo 2, comma 2, del presente
regolamento.
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comma 2
|
2. L'operazione di
segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all'operazione di
registrazione di protocollo.
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|
comma 3
|
3. L'operazione di
segnatura di protocollo può includere il
codice identificativo dell'ufficio cui
il documento è assegnato o il codice
dell'ufficio che ha prodotto il
documento, l'indice di classificazione
del documento e ogni altra informazione
utile o necessaria, qualora tali
informazioni siano disponibili già al
momento della registrazione di
protocollo.
|
|
comma 4
|
4. Quando il documento è indirizzato ad
altre amministrazioni ed è formato e
trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere
tutte le informazioni registrate sul
documento. L'amministrazione che riceve
il documento informatico può utilizzare
tali informazioni per automatizzare le
operazioni di registrazione di
protocollo del documento ricevuto.
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|
comma 5
|
5. Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta
dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con
il Ministro per la funzione pubblica, da
emanare entro centottanta giorni dalla
data di entrata in vigore del presente
regolamento, sono stabiliti il formato e
la struttura delle informazioni
associate al documento informatico ai
sensi del comma 4.
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ARTICOLO 56 - Operazioni ed informazioni
minime del sistema di gestione
informatica dei documenti
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|
comma 1
|
Dpr 428/1998, articolo 7 (Operazioni ed
informazioni minime)
1. Le operazioni di
registrazione indicate all'articolo 4 e
le operazioni di segnatura di protocollo
di cui all'articolo 6 del presente
regolamento nonché le operazioni di
classificazione costituiscono operazioni
necessarie e sufficienti per la tenuta
del protocollo informatico da parte
delle pubbliche amministrazioni.
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ARTICOLO 57 - Numero di protocollo
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 8 (Formato del
progressivo di protocollo)
1. Il progressivo di
protocollo è un numero ordinale
costituito da sette cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno
solare.
2. Il progressivo di
protocollo, apposto o associato al
documento mediante l'operazione di
segnatura di protocollo, può essere
composto da un numero di cifre inferiore
a sette. In tal caso il numero ordinale
progressivo si ottiene anteponendo al
numero specificato nella segnatura una
successione di simboli zero.
|
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ARTICOLO 58 - Funzioni di accesso ai
documenti e alle informazioni del
sistema
|
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 9 (Funzioni di
accesso alle informazioni)
1. L'accesso ai dati da
parte degli utenti appartenenti
all'amministrazione, nonché la ricerca,
la visualizzazione e la stampa di tutte
le informazioni relative alla gestione
dei documenti sono disciplinati dai
criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del
protocollo.
|
|
comma 2
|
2. La ricerca delle
informazioni è effettuata secondo
criteri di selezione basati su tutti i
tipi di informazioni registrate. I
criteri di selezione possono essere
costituiti da espressioni semplici o da
combinazioni di espressioni legate tra
loro per mezzo di operatori logici. Per
le informazioni costituite da testi deve
essere possibile la specificazione delle
condizioni di ricerca sulle singole
parole o parti di parole contenute nel
testo.
|
|
comma 3
|
3. Il sistema deve
offrire la possibilità di elaborazioni
statistiche sulle informazioni
registrate allo scopo di favorire le
attività di controllo interno di
gestione.
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ARTICOLO 59 - Accesso esterno
|
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comma 1
|
Dpr 428/1998, articolo 10 (Accesso
esterno)
1. Per l'esercizio del
diritto di accesso ai documenti, di cui
al capo V della legge 7 agosto 1990, n.
241, possono essere utilizzate tutte le
informazioni del protocollo informatico
anche mediante l'impiego di procedure
applicative operanti al di fuori del
sistema e strumenti che consentono
l'acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell'interessato.
|
|
comma 2
|
2. A tal fine le
pubbliche amministrazioni determinano,
nel rispetto delle disposizioni di cui
alla legge 31 dicembre 1996, n. 675, e
successive modifiche ed integrazioni, e
nell'ambito delle misure organizzative
previste dall'articolo 22, comma 3,
della legge 8 agosto 1990, n. 241, i
criteri tecnici ed organizzativi per
l'impiego, anche per via telematica, del
sistema di protocollo informatico per il
reperimento, la visualizzazione e la
stampa delle informazioni.
|
|
comma 3
|
3. Nel caso di accesso
effettuato mediante strumenti che
consentono l'acquisizione diretta delle
informazioni da parte dell'interessato,
le misure organizzative e le norme
tecniche indicate al comma 2
determinano, altresì, le modalità di
identificazione del soggetto anche
mediante l'impiego di strumenti
informatici per la firma digitale del
documento informatico, come disciplinati
dall'articolo 15, comma 2, della legge
15 marzo 1997, n. 59, dal decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre
1997, n. 513, e dai relativi regolamenti
di attuazione.
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comma 4
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4. Nel caso di accesso
effettuato da soggetti non appartenenti
alla pubblica amministrazione possono
utilizzarsi le funzioni di ricerca e di
visualizzazione delle informazioni messe
a disposizione - anche per via
telematica - attraverso gli uffici
relazioni col pubblico di cui
all'articolo 12 del decreto legislativo
3 febbraio 1993, n. 29.
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ARTICOLO 60 - Accesso effettuato dalle
pubbliche amministrazioni
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 11
1. Le pubbliche
amministrazioni che, mediante proprie
applicazioni informatiche, accedono al
sistema di protocollo informatico
dell'area organizzativa omogenea di cui
al comma 2 dell'articolo 2, adottano le
modalità di interconnessione stabilite
nell'ambito delle norme e dei criteri
tecnici emanati per la realizzazione
della rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni.
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comma 2
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2. Le pubbliche
amministrazioni che accedono ai sistemi
di protocollo informatico attraverso la
rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni
minime e comuni di accesso per ottenere
le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di
protocollo dei documenti, ottenuti
attraverso l'indicazione alternativa o
congiunta dell'oggetto, della data di
spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di
protocollo del documento ricevuto,
ottenuti attraverso l'indicazione della
data e del numero di protocollo
attribuiti dall'amministrazione al
documento spedito.
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comma 3
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4. Ai fini del presente
articolo, le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, con
riferimento al proprio ordinamento e
sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione, alla
determinazione dei criteri tecnici ed
organizzativi per l'accesso alle
informazioni del protocollo informatico.
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ARTICOLO 61 - Servizio per la gestione
informatica dei documenti dei flussi
documentali e degli archivi
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 12 (Servizio per
la tenuta del protocollo informatico
della gestione dei flussi documentali e
degli archivi)
1. Ciascuna
amministrazione istituisce un servizio
per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna
delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'articolo 2 del
presente regolamento. Il servizio è
posto alle dirette dipendenze della
stessa area organizzativa omogenea.
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comma 2
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2. Al servizio è
preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico-archivistica
acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente.
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comma 3
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3.
Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di
autorizzazione per l'accesso alle
funzioni della procedura, distinguendo
tra abilitazioni alla consultazione e
abilitazioni all'inserimento e alla
modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di
registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto
delle disposizioni del presente
regolamento;
c) garantisce la corretta produzione e
la conservazione del registro
giornaliero di protocollo di cui
all'articolo 4;
d) cura che le funzionalità del sistema
in caso di guasti o anomalie siano
ripristinate entro 24 ore dal blocco
delle attività e, comunque, nel più
breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli
articoli 13 e 14, in luoghi sicuri e
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento
degli strumenti e dell'organizzazione
delle attività di registrazione di
protocollo, di gestione dei documenti e
dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli
articoli 10 e 11 e le attività di
gestione degli archivi di cui agli
articoli 18, 19 e 20;
g) autorizza le operazioni di
annullamento di cui all'articolo 5;
h) vigila sull'osservanza delle
disposizioni del presente regolamento da
parte del personale autorizzato e degli
incaricati.
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ARTICOLO 62 - Procedure di salvataggio e
conservazione delle informazioni del
sistema
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 13 (Procedure di
salvataggio e archiviazione dei dati)
1. Il responsabile per
la tenuta del protocollo informatico
dispone per la corretta esecuzione delle
operazioni di salvataggio dei dati su
supporto informatico rimovibile.
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comma 2
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2. È consentito il
trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di
protocollo relative ai fascicoli che
fanno riferimento a procedimenti
conclusi.
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comma 3
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3. Le informazioni
trasferite sono sempre consultabili. A
tal fine, il responsabile per la tenuta
del protocollo informatico dispone, in
relazione all'evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche,
con cadenza almeno quinquennale, la
riproduzione delle informazioni del
protocollo informatico su nuovi supporti
informatici.
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comma 4
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4. Le informazioni del
protocollo informatico costituiscono
parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei
documenti che sono oggetto di procedure
di archiviazione ottica sostitutiva.
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ARTICOLO 63 - Registro di emergenza
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 14 (Registro di
emergenza)
1. Il responsabile del
servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi autorizza lo
svolgimento manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su un
registro di emergenza, ogni qualvolta
per cause tecniche non sia possibile
utilizzare la procedura informatica. Sul
registro di emergenza sono riportate la
causa, la data e l'ora di inizio
dell'interruzione nonché la data e l'ora
del ripristino della funzionalità del
sistema.
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comma 2
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2. Qualora
l'impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre
ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per
la tenuta del protocollo può autorizzare
l'uso del registro di emergenza per
periodi successivi di non più di una
settimana. Sul registro di emergenza
vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione.
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comma 3
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3. Per ogni giornata di
registrazione manuale è riportato sul
registro di emergenza il numero totale
di operazioni registrate manualmente.
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comma 4
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4. Il primo documento
protocollato manualmente per
l'impossibilità di utilizzare la
procedura informatica acquisisce il
numero di protocollo successivo
all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo riprende, al
ripristino delle funzionalità del
sistema informatico, dal numero
successivo all'ultimo registrato
manualmente.
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comma 5
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5. Le informazioni
relative ai documenti protocollati
manualmente sono inserite nel sistema
informatico, utilizzando un'apposita
funzione di recupero dei dati, entro
cinque giorni dal ripristino delle
funzionalità del sistema.
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ARTICOLO 64 - Sistema di gestione dei
flussi documentali
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 15 (Gestione dei
flussi documentali)
2. Le pubbliche
amministrazioni adottano sistemi per la
gestione dei procedimenti amministrativi
mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi
progetti in termini di rapporto tra
costi e benefici, sulla base delle
indicazioni fornite dall'Autorità per
l'informatica nella pubblica
amministrazione.
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comma 2
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1. La gestione dei
flussi documentali è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al
potenziamento dei supporti conoscitivi
delle amministrazioni secondo i criteri
di economicità, di efficacia dell'azione
amministrativa e di pubblicità stabiliti
dalla legge.
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comma 3
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3. Il sistema per la
gestione dei flussi documentali include
il sistema di protocollo informatico.
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comma 4
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4. Le amministrazioni
determinano autonomamente, e in modo
coordinato per le aree organizzative
omogenee, le modalità di attribuzione
dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti,
definendo adeguati piani di
classificazione d'archivio per tutti i
documenti, compresi quelli non soggetti
a registrazione di protocollo.
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ARTICOLO 65 - Requisiti del sistema per
la gestione dei flussi documentali
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 16 (Requisiti del
sistema per la gestione dei flussi
documentali)
1. Oltre ai requisiti
indicati all'articolo 3, il sistema per
la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame
esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo
procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento
delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il
relativo responsabile, nonché la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche
sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni
con sistemi per la gestione dei flussi
documentali di altre amministrazioni al
fine di determinare lo stato e l'iter
dei procedimenti complessi.
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ARTICOLO 66 - Specificazione delle
informazioni previste dal sistema di
gestione dei flussi documentali
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 17
(Specificazione delle informazioni
previste dal sistema di gestione dei
flussi documentali)
1. Con decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri,
su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, da
adottare entro centottanta giorni dalla
data di entrata in vigore del presente
regolamento, sono specificate le regole
tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste, delle
operazioni di registrazione e del
formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi
documentali.
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ARTICOLO 67 - Trasferimento di documenti
all'archivio di deposito
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 18 (Trasferimento
dei documenti all'archivio di deposito)
1. Almeno una volta
ogni anno il responsabile del servizio
per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi provvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi
a procedimenti conclusi in un apposito
archivio di deposito costituito presso
ciascuna amministrazione.
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comma 2
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2. Il trasferimento
deve essere attuato rispettando
l'organizzazione che i fascicoli e le
serie avevano nell'archivio corrente.
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comma 3
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ARTICOLO 68 - Disposizioni per la
conservazione degli archivi
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 19 (Disposizioni
per la conservazione degli archivi)
1. Il servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di
conservazione degli archivi, integrato
con il sistema di classificazione, per
la definizione dei criteri di
organizzazione dell'archivio, di
selezione periodica e di conservazione
permanente dei documenti, nel rispetto
delle disposizioni contenute nel decreto
del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409, e successive
modificazioni ed integrazioni.
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comma 2
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2. Dei documenti
prelevati dagli archivi dev'essere
tenuta traccia del movimento effettuato
e della richiesta di prelevamento.
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comma 3
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3. Si applicano in ogni
caso, per l'archiviazione e la custodia
dei documenti contenenti dati personali,
le disposizioni della legge 31 dicembre
1996, n. 675, e dei relativi regolamenti
di attuazione.
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ARTICOLO 69 - Archivi storici
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 20 (Archivi
storici)
1. I documenti
selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti,
contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l'accesso, negli Archivi di
Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo
quanto previsto dal decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre
1963, n. 1409.
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ARTICOLO 70 - Aggiornamenti del sistema
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comma 1
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Dpr 428/1998, articolo 22 (Aggiornamenti
del sistema)
1. Le pubbliche
amministrazioni devono assicurare, per
ogni aggiornamento del sistema, il pieno
recupero e la riutilizzazione delle
informazioni acquisite con le versioni
precedenti.
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ARTICOLO 71 - Modalità dei controlli
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 11, commi 1 e 2
1. Le amministrazioni
procedenti, sono tenute a procedere ad
idonei controlli, anche a campione,
sulla veridicità delle dichiarazioni
sostitutive.
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comma 2
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2. Quando i controlli
di cui al comma 1 riguardano
dichiarazioni sostitutive di
certificazione, l'amministrazione
procedente richiede direttamente
all'amministrazione competente per il
rilascio della relativa certificazione
conferma scritta, anche attraverso l'uso
di strumenti informatici o telematici,
della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei
registri da essa custoditi. In tal caso
non è necessaria la successiva
acquisizione del certificato.
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comma 3
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comma 4
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Legge 340/2000, articolo 2, comma 1
1. Gli strumenti di
semplificazione di cui alla legge 4
gennaio 1968, n. 15, agli articoli 2 e 3
della legge 15 maggio 1997, n. 127, come
modificati dall'articolo 2 della legge
16 giugno 1998, n. 191, e alle relative
disposizioni regolamentari di
attuazione, possono essere utilizzati
anche nei rapporti tra privati che vi
consentano. In tal caso
l'amministrazione competente per il
rilascio della relativa certificazione,
previa definizione di appositi accordi,
è tenuta a fornire, su richiesta del
soggetto privato corredata dal consenso
del dichiarante, conferma scritta, anche
attraverso l'uso di strumenti
informatici o telematici, della
corrispondenza di quanto dichiarato con
le risultanze dei dati da essa
custoditi.
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ARTICOLO 72 - Responsabilità dei
controlli
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commi 1 e 2
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ARTICOLO 73 - Assenza di responsabilità
della pubblica amministrazione
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 24 (Assenza di
responsabilità della pubblica
amministrazione)
La pubblica amministrazione e i suoi
dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa
grave, sono esenti da ogni
responsabilità per gli atti emanati ai
sensi dei precedenti articoli, quando
l'emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o
contenenti dati non più rispondenti a
verità, prodotti dall'interessato o da
terzi.
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ARTICOLO 74 - Violazione dei doveri
d'ufficio
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comma 1
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Legge 127/1997, articolo 3, comma 4
4. Nei casi in cui le
norme di legge o di regolamenti
prevedono che in luogo della produzione
di certificati possa essere presentata
una dichiarazione sostitutiva, la
mancata accettazione della stessa
costituisce violazione dei doveri di
ufficio.
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comma 2, lettera a)
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Dpr 403/1998, articolo 3, comma 3
3. Oltre a quanto
previsto nell'articolo 3, comma 4, della
legge 15 maggio 1997, n. 127,
costituisce violazione dei doveri
d'ufficio la mancata accettazione della
dichiarazione sostitutiva nei casi in
cui le norme di legge o di regolamento
ne consentono la presentazione in luogo
della produzione di atti di notorietà.
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comma 2, lettera b)
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Dpr 403/1998, articolo 7, comma 5
5. Il rifiuto da parte
del dipendente addetto di accettare
l'indicazione di stati, fatti e qualità
personali mediante l'esibizione di un
documento di riconoscimento in corso di
validità costituisce violazione dei
doveri d'ufficio.
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comma 2, lettera c)
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ARTICOLO 75 - Decadenza dai benefici
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comma 1
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Dpr 403/1998, articolo 11, comma 3
3. Fermo restando
quanto previsto dall'articolo 26 della
legge 4 gennaio 1968, n. 15, qualora dal
controllo di cui al comma 1 emerga la
non veridicità del contenuto della
dichiarazione, il dichiarante decade dai
benefici eventualmente conseguenti al
provvedimento emanato sulla base della
dichiarazione non veritiera.
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ARTICOLO 76 - Norme penali
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comma 1
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Legge 15/1968, articolo 26 (Sanzioni
penali)
Le dichiarazioni mendaci, la falsità
negli atti e l'uso di atti falsi nei
casi previsti dalla presente legge sono
puniti ai sensi del codice penale e
delle leggi speciali in materia.
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commi 2 e 3
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A tali effetti, l'esibizione di un atto
contenente dati non più rispondenti a
verità equivale a uso di atto falso e le
dichiarazioni rese ai sensi dei
precedenti articoli 2, 3, 4, 8 e
autenticate a norma dell'articolo 20
sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale.
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comma 4
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Inoltre, ove i reati indicati nei
precedenti commi siano commessi per
ottenere la nomina ad un pubblico
ufficio o l'autorizzazione all'esercizio
di una professione o arte, il giudice,
nei casi più gravi può applicare
l'interdizione temporanea dai pubblici
uffici o dalla professione o arte.
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ARTICOLO 77 - Norme abrogate
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commi 1 e 2
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ARTICOLO 78 - Norme che rimangono in
vigore
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comma1
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