CHI PUO’ E CHI DEVE APPLICARE LE DISPOSIZIONI DEL TESTO UNICO (art. 2)

Cosa cambia

L’applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione viene estesa a tutti i soggetti privati che le vogliano accettare. Ciò significa che i privati, come ad esempio banche ed assicurazioni, hanno la possibilità di accettare l’autocertificazione, ma non sono obbligati a farlo, poiché si tratta di una facoltà e non di un obbligo.

Le disposizioni del testo unico sulla produzione di atti e documenti, quindi, si applicano:

1.  A tutte le amministrazioni pubbliche;

2.  Ai gestori di servizi pubblici nei rapporti con l’utenza

I gestori di servizi pubblici sono tenuti ad applicarle nei rapporti con l’utenza, mentre nei rapporti con il personale, con le imprese che partecipano alle gare ecc. sono equiparati ai privati, e non sono quindi tenuti ad accettare l’autocertificazione, ma possono scegliere di farlo;

3.  Ai privati che lo consentono.  

Perché

Le novità sopra descritte si sono rese necessarie perché la semplificazione prodotta dal ricorso all’autocertificazione nei confronti delle amministrazioni pubbliche e dei concessionari di pubblici servizi è stata tale da renderne interessante l’utilizzo anche per alcuni soggetti privati come banche, assicurazioni, ecc. Anche per questi soggetti gli strumenti di semplificazione della documentazione amministrativa sono una risorsa capace di snellire la propria attività e di migliorare il proprio rapporto con l’utenza. Per questo, con la legge n. 340 del 2000, le cui disposizioni in materia sono ora raccolte nel Testo Unico, è stata riconosciuta anche ai privati la possibilità di accettare le autocertificazioni dai propri clienti, senza però limitare la loro sfera di autonomia privata e quindi senza imporre loro l’obbligo di accettare le dichiarazioni sostitutive.

Fate attenzione:

·    Alcuni gestori di servizi pubblici svolgono anche attività di tipo privato, ad esempio l’Ente Poste è tenuto ad accettare l’autocertificazione nella gestione del servizio postale ma non è tenuto a farlo nei servizi bancari, per i quali è assimilato a un privato. Alcuni soggetti privati possono svolgere attività in concessione (per conto di soggetti pubblici): le banche, che sono private, sono tenute ad accettare l’autocertificazione quando riscuotono il pagamento di tributi per conto di un’amministrazione e gestiscono quindi un servizio pubblico;

·    L’autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l’autocertificazione;

·    Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rivolte ai privati richiedono l’autentica della firma.

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CHI PUO’ UTILIZZARE LE DISPOSIZIONI DEL TESTO UNICO (art. 3)

Cosa cambia

La possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive è estesa anche agli extracomunitari con regolare permesso di soggiorno limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili in Italia da soggetti pubblici. Inoltre le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate anche nell’ambito di materie per cui esiste una convenzione fra l’Italia ed il Paese di provenienza del cittadino extracomunitario (ad es. convenzioni in materia tributaria). Restano comunque salvi i casi espressamente regolati dal “Testo Unico sull’immigrazione”.

Le disposizioni in materia di produzione di atti o documenti possono quindi essere utilizzate da:

·    I cittadini italiani e dell’Unione europea;

·    Le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell’Unione europea;

·    I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici;

·    I cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese di origine e l’Italia.

Perché

La limitazione della possibilità di utilizzare le autocertificazioni con le stesse modalità previste per i cittadini italiani ai soli cittadini extracomunitari residenti in Italia ha creato dei problemi operativi e degli aggravi di procedura in tutti i procedimenti in cui la situazione rilevante non è la residenza ma il possesso del regolare permesso di soggiorno. Per questo si è ritenuto di superare questa limitazione estendendo la possibilità di utilizzare direttamente le autocertificazioni anche ai cittadini non residenti ma con regolare permesso di soggiorno, dato che anche nei loro confronti è possibile operare una verifica di quanto dichiarato presso le amministrazioni pubbliche italiane.

 

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CASI DI IMPEDIMENTO (art. 4)

Cosa cambia

La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni di salute, può essere sostituita dalla dichiarazione, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da un altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado. Tale dichiarazione deve contenere l’indicazione dell’esistenza di un impedimento temporaneo per ragioni di salute e va resa davanti al pubblico ufficiale, che deve accertare l’identità del dichiarante.

Per i casi di impedimento a firmare (e cioè analfabetismo o impedimento fisico) già previsti dal d.P.R. 403 del 1998, il Testo Unico elimina l’indicazione delle cause dell’impedimento mantenendo ferma l'identificazione della persona che rende la dichiarazione e l’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la dichiarazione è stata a lui resa in presenza di un impedimento a sottoscrivere.

Fate attenzione:

·    Per ragioni di riservatezza non deve mai essere indicata la causa dell’impedimento;

·    Sono legittimati ad effettuare la dichiarazione in luogo di chi si trova in una situazione di momentaneo impedimento per ragioni di salute il suo coniuge o i suoi parenti, fino al terzo grado di parentela. A tale riguardo occorre ricordare che sono parenti:

-    in linea retta, le persone che si trovano in una situazione di discendenza diretta (genitori/figli; nonni/nipoti; ecc.);

-    in linea collaterale, le persone che hanno almeno un ascendente comune (fratelli/sorelle; zii/nipoti; ecc).

Il grado di parentela si calcola:

-   per i parenti in linea retta, contando le generazioni: genitori/figli sono dunque parenti di primo grado, nonni/nipoti di secondo; bisnonni/nipoti di terzo, ecc.;

-   per i parenti in linea collaterale, risalendo dalla persona che ha l’impedimento, di figlio in padre, fino all’ascendente comune e ridiscendendo da questo, di padre in figlio, fino alla persona che rende la dichiarazione, senza contare l’ascendente: fratello/sorella sono dunque parenti di secondo grado; zio/nipote parenti di terzo grado.

Dalla parentela va distinta l’affinità, che è il rapporto che lega un coniuge ai parenti dell’altro coniuge. Le persone legate a chi si trova in uno stato di impedimento da un rapporto di affinità non possono rendere dichiarazioni per suo conto.

In sintesi possono effettuare la dichiarazione al posto di chi si trova in uno stato di impedimento:

-   parenti in linea retta: genitori, nonni, bisnonni, figli, nipoti, pronipoti;

-   parenti in linea collaterale: zii, fratelli, nipoti.

Perché

L’art. 4 disciplina i casi di impedimento e introduce al comma 1 una nuova semplificazione per i casi di temporaneo impedimento per ragioni di salute che permetterà di affrontare numerose problematiche ripetutamente segnalate nel corso dell’applicazione del d.P.R. n.403 del 1998. Per ragioni di tutela della riservatezza dei dati personali è stata eliminata la menzione della causa dell’impedimento.

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AUTENTICA DI COPIE (art. 19)

Cosa cambia

Il Testo Unico amplia i casi in cui è ammessa la possibilità, già introdotta dal d.P.R. n. 403 del 1998 per le pubblicazioni, di sostituire l’autentica di copia di un documento con la dichiarazione di conformità all’originale, effettuata con dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

In particolare, è possibile attestare che è conforme all’originale:

·    La copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da un’amministrazione pubblica;

·    La copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio;

·    La copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere conservati dai privati;

·    La copia di una pubblicazione, secondo quanto già previsto dal d.P.R. n. 403 del 1998.

L’utilizzo di questo strumento di semplificazione si aggiunge, senza prevederne però l’eliminazione, alle modalità più tradizionali di autentica delle copie già previste dalla legge n. 15 del 1968 e dal d.P.R. n. 403 del 1998:

·    Autentica da parte del pubblico ufficiale presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere prodotto, del notaio, del cancelliere, del segretario comunale e del funzionario incaricato dal sindaco;

·    Autentica da parte del responsabile del procedimento per il quale è richiesta la copia o dal dipendente addetto a ricevere la documentazione. In questo caso la copia ha validità solo per il procedimento in corso.

Fate attenzione

·    La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesta la conformità all’originale di una copia va sottoscritta davanti al dipendente addetto (oppure inviata per fax) o presentata con la fotocopia del documento d’identità della persona che l’ha firmata e non è dovuta l’imposta di bollo;

·    Per l’autenticazione della copia davanti al pubblico ufficiale presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere prodotto, al notaio, al cancelliere, al segretario comunale, al funzionario incaricato dal sindaco e al dipendente addetto a ricevere la documentazione è dovuta l’imposta di bollo.

Perché

Lo strumento introdotto dall’art. 2, comma 2 del d.P.R. n. 403 del 1998 si è dimostrato molto utile per ridurre le incombenze che l’autentica di copia pone a carico sia dell’amministrazione pubblica che dei cittadini. Per questo si è ritenuto opportuno ampliare l’utilizzo della dichiarazione di conformità anche a casi diversi da quelli in cui è richiesta l’autentica della copia di una pubblicazione, estendendola ad una più ampia casistica di documenti amministrativi.

 

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LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIE (art. 34)

Cosa cambia

L’art.55, comma 3 della legge n.342 del 2000, riportato all’art 34 del Testo Unico, ha definitivamente chiarito che la legalizzazione delle fotografie è esente da bollo. Rimane ferma la legalizzazione della fotografia, presentata dal diretto interessato, presso le amministrazioni competenti al rilascio di documenti personali o presso il Comune.

Perché

Anche in questo caso viene definitivamente chiarita una annosa problematica interpretativa relativa all’imposta di bollo.

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PRESENTAZIONE DI ISTANZE E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL'ATTO NOTORIETA' (artt. 21 e 38)

Che cosa cambia

L’autenticità della firma delle istanze e di tutte le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni o ai gestori di servizio pubblico viene sempre assicurata attraverso la firma di fronte al dipendente addetto oppure attraverso la presentazione o l’invio per fax allegando la fotocopia del documento d’identità della persona che l’ha firmata. La fotocopia va inserita nel fascicolo.

Rimane l’autenticazione con le modalità tradizionali davanti al notaio, segretario comunale, dipendente incaricato dal sindaco, cancelliere, dipendente addetto a ricevere la documentazione:

·    Per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rivolte ai privati;

·    Per le domande relative alla riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, etc.) da parte di un’altra persona.

Fate attenzione

Le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà:

·    Quando sono rivolte alle amministrazioni o ai gestori di servizi pubblici non vanno autenticate, ma sono sottoscritte davanti al dipendente addetto oppure presentate da un'altra persona o inviate per fax allegando la fotocopia del documento di identità della persona che le ha firmate. Rimane, dove prevista in precedenza, l’imposta di bollo sulle istanze;

·     Quando sono rivolte ai privati vanno autenticate ed è dovuta l’imposta di bollo;

·     Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte con la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico attraverso la carta di identità elettronica;

·       Le istanze e le dichiarazioni sostitutive possono essere sempre inviate per fax con la fotocopia del documento d’identità della persona che le ha firmate.

Perché

L’eliminazione dell’obbligo di autentica della firma delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà contestuali o comunque collegate ad un’istanza rivolta alla pubblica amministrazione, e la sua sostituzione con la possibilità di firmarle in presenza del dipendente addetto o di presentarle allegando la fotocopia del documento di identità del dichiarante - come previsto dall’art. 2 della legge n. 191 del 1998 - si sono rivelate molto efficaci nel semplificare gli adempimenti connessi alla presentazione di documenti alla pubblica amministrazione. Di fatto, l’unico onere restava quello di verificare l’esistenza di una condizione di contestualità o di collegamento fra la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà e l’istanza, condizione che peraltro risulta essere presente nella gran parte dei casi pratici e rende quindi spesso superflua la distinzione. Per questo si è ritenuto di eliminare questa distinzione, prevedendo che tali modalità di sostituzione dell’autentica valgano in tutti i casi in cui sia necessario presentare una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà alla pubblica amministrazione.

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“VIETATO” CHIEDERE CERTIFICATI AI CITTADINI (artt. 43 e 46)

Cosa cambia

In base all’art. 43 del Testo Unico, le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono chiedere ai cittadini

·    I certificati in tutti i casi in cui si può fare l’autocertificazione;

·    I documenti che esse stesse sono tenute a certificare o che comunque sono in loro possesso.

Invece di chiedere i certificati al cittadino, le amministrazioni e i gestori di servizio pubblico devono accettare l’autocertificazione o acquisire d’ufficio le informazioni necessarie, facendosi indicare dal cittadino interessato gli elementi indispensabili al loro reperimento (ad esempio per un diploma di maturità il cittadino deve indicare la scuola e l’anno in cui lo ha conseguito).

Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più chiedere i certificati relativi a:

a)   data e luogo di nascita;

b)   residenza;

c)   cittadinanza;

d)   godimento dei diritti civili e politici;

e)   stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;

f)    stato di famiglia;

g)   esistenza in vita;

h)   nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore, del figlio ecc.;

i)    iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (come ad esempio l’iscrizione alla Camera di Commercio);

l)    appartenenza a ordini professionali;

m)  titolo di studio, esami sostenuti;

n)  qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento e qualificazione tecnica;

o)  reddito, situazione economica;

p)  assolvimento di obblighi contributivi;

q)  possesso e numero di codice fiscale, di partita IVA e tutti i dati presenti nell’archivio dell’anagrafe tributaria;

r)   stato di disoccupazione;

s)   qualità di pensionato e categoria di pensione;

t)   qualità di studente;

u)   qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

v)   iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

z)   tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;

aa)  non aver riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale;

bb) non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;

cc) vivere a carico;

dd) tutti i dati contenuti nei registri di stato civile (ad esempio la maternità, la paternità, la separazione o comunione dei beni);

ee) non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato

La richiesta di questi certificati costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

Fate attenzione

·    Il divieto di richiedere certificati vale per le amministrazioni e non per i cittadini. Questi possono continuare a richiedere i certificati e le amministrazioni sono sempre tenute a rilasciarli;

·    Le amministrazioni e i gestori di servizi pubblici possono richiedere al cittadino solo i certificati che non possono essere sostituiti con l’auto­cer­tifi­ca­zione, cioè i certificati medici, di conformità CE, di marchi o brevetti;

·   L’esibizione del documento di riconoscimento, per i dati in esso contenuti (nascita, residenza, cittadinanza, stato civile e codice fiscale, che sarà presente nella carta di identità elettronica) ha lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati (art. 45);

·    Le amministrazioni devono predisporre la modulistica per le dichiarazioni sostitutive con il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art.76 e l’informativa relativa al trattamento dei dati personali. Nella modulistica per le istanze vanno inserite le formule delle dichiarazioni sostitutive.  

Perché

Il divieto, che il d.P.R. n. 403 del 1998 aveva previsto soltanto per alcune amministrazioni (scuole, motorizzazione civile, comuni, università), di richiedere certificazioni per tutti gli stati, le qualità personali o i fatti attestabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione, si è rivelato lo strumento più idoneo per dare effettiva e completa realizzazione dei principi, a lungo inapplicati, della legge n.15 del 1968 e dell’art.18 della legge n. 241 del 1990. Per questo si è ritenuto utile generalizzare a tutte le amministrazioni questo divieto, assicurando d’altra parte l’esigenza di certezza e di buon andamento dell’attività amministrativa attraverso disposizioni tese a rendere più agevoli le attività di acquisizione diretta e di controllo per via telematica, attraverso le quali si dovrebbe arrivare, a regime, alla completa eliminazione sia dei certificati che delle autocertificazioni attraverso lo scambio dei dati tra amministrazioni per via telematica.

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LE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONE (art. 46)

Cosa cambia

L’elenco degli stati, dei fatti e delle qualità personali attestabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione viene integrato. Oltre ai casi già previsti dal d.P.R. n. 403 del 1998 si può attestare con dichiarazione sostitutiva di certificazione:

·    Di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale;

·    Di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Le dichiarazioni sostitutive di certificazione possono essere presentate ai privati che vi consentono (vedi anche paragrafo 1).

Fate attenzione

La dichiarazione sostitutiva di certificazione:

·    Va firmata dal cittadino interessato senza autentica anche quando è rivolta ai soggetti privati e non è dovuta l’imposta di bollo;

·    Può essere presentata anche da un'altra persona oppure inviata per fax (senza allegare la fotocopia del documento di identità) o per via telematica;

·    È definitiva ed ha la stessa validità del certificato o dell'atto che sostituisce;

·   Le amministrazioni devono predisporre la modulistica per le dichiarazioni sostitutive con il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art.76 e l’informativa relativa al trattamento dei dati personali. Nella modulistica per le istanze vanno inserite le formule delle dichiarazioni sostitutive.

Perché

Alcune certificazioni frequentemente richieste ai cittadini risultavano escluse dagli elenchi di cui all’art. 2 della legge n. 15 del 1968 ed all’art. 1, comma 1 del d.P.R. n. 403 del 1998, contenenti l’indicazione delle certificazioni per cui è ammessa la sostituzione tramite dichiarazione sostitutiva di certificazione. Tale lacuna produceva spesso la conseguenza di maggiori oneri nei confronti dei cittadini. Per questo, attraverso l’art. 46 del Testo Unico, si è provveduto ad ampliare l’elenco degli stati, qualità personali e fatti comprovabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione.

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DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’ (art. 35)

Cosa cambia

All’art. 35 viene chiarito che in tutti i casi in cui nel Testo Unico viene richiesto un documento d’identità esso può essere sostituto da un documento di riconoscimento equipollente. Sono equipollenti alla carta d’identità:

·    Il passaporto

     La patente di guida

·    La patente nautica

·    Il libretto di pensione

·    Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici

·    Il porto d’armi

·    Le tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente

·    L’art.38 inoltre prevede che la carta d’identità elettronica possa essere utilizzata, oltre alla firma digitale, per inviare istanze e dichiarazioni per e-mail (vedi par. 6)

·    Rimangono ferme (art.35) le previsioni della legge n.127 del 1997 e del d.P.R. n. 403 del 1998 in materia di esibizione di documenti al posto dei certificati. I dati relativi al cognome, al nome, alla residenza, alla cittadinanza e allo stato civile, contenuti in documenti di identità e di riconoscimento, possono essere attestati con l’esibizione degli stessi documenti. In tal caso la fotocopia del documento viene allegata al fascicolo. L’art.35 inoltre prevede che nel caso il documento sia scaduto possa essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell’interessato sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono cambiati.

 Perché:

Queste disposizioni esplicitano le previsioni della normativa previgente in modo da evitare le problematiche interpretative che si sono registrate.

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LE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI ATTO DI NOTORIETÀ (artt. 38 e 47)

Cosa cambia

Tutte le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte alle amministrazioni ed ai gestori di servizi pubblici, anche quelle non collegate ad una domanda, sono sottoscritte davanti al dipendente addetto oppure presentate o inviate con la fotocopia del documento d’identità della persona che le ha firmate.

La firma delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà rivolte ai privati va autenticata con conseguente pagamento dell’imposta di bollo.

Con la dichiarazione sostituiva dell’atto di notorietà possono essere attestati quindi:

·   I fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del diretto interessato, non compresi nell’elenco dei dati autocertificabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione (vedi paragrafo 7);

·   La conformità all’originale della copia di un documento (vedi paragrafo 4).

Inoltre l’art. 37 prevede che ai fini del rilascio dei duplicati di documenti è possibile attestarne lo smarrimento con dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà nei casi in cui la legge non preveda la denuncia all’autorità giudiziaria.

Fate attenzione

Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà:

·       Quando sono rivolte alle amministrazioni o ai gestori di servizi pubblici non vanno autenticate, ma sono sottoscritte davanti al dipendente addetto oppure presentate da un'altra persona o inviate per fax allegando la fotocopia del documento di identità della persona che le ha firmate;

·       Quando sono rivolte ai privati vanno autenticate ed è dovuta l’imposta di bollo;

·       Hanno valore definitivo e la stessa validità temporale dell'atto che sostituiscono;

·       Le amministrazioni pubbliche e i gestori di servizi pubblici che non accettano le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà violano i doveri d'ufficio.

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CONTROLLI E ACQUISIZIONE DIRETTA (artt. 43, 71 e 72)

Cosa cambia

Per agevolare i controlli, anche a campione e nei casi di ragionevole dubbio, sulla veridicità delle dichiarazioni rese e l’acquisizione diretta di dati e documenti, che le amministrazioni sono tenute ad effettuare, il Testo Unico prevede che:

·   I controlli e l’acquisizione diretta possono essere effettuati per via telematica o per fax;

·   Le amministrazioni certificanti (cioè le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei loro archivi i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti) sono tenute a consentire, senza oneri, la consultazione per via ordinaria e per via telematica dei loro archivi;

·   La consultazione diretta degli archivi, da parte dalle amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi ai fini delle attività di controllo e di acquisizione d’ufficio, è da ritenersi compatibile con la normativa in materia di tutela dei dati personali, perché la legge n. 340 del 2000, prevede, con disposizione ora trasferita nel Testo Unico, che tale consultazione sia da considerarsi effettuata per finalità di rilevante interesse pubblico. Per le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non è prevista l’autorizzazione al trattamento dei dati personali. E’ comunque vietato al personale accedere a dati diversi da quelli che si devono controllare o acquisire d’ufficio. L’amministrazione che detiene gli archivi deve rilasciare a quelle che effettuano i controlli un’autorizzazione nella quale siano indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali;

·   Quando l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza;

·   Per effettuare il controllo sulle dichiarazioni sostitutive può essere richiesta la conferma scritta della veridicità della dichiarazione resa.

Per quanto riguarda le responsabilità delle amministrazioni il Testo Unico stabilisce che:

·   La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni costituisce violazione dei doveri di ufficio;

·   Le amministrazioni certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.

Inoltre il Testo Unico stabilisce le modalità per i controlli da parte dei soggetti privati ai quali è stata estesa la facoltà di accettare le autocertificazioni:

·   L’amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con i dati da essa custoditi.

Infine se le dichiarazioni sostitutive presentano delle irregolarità o delle omissioni che non costituiscono falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. In mancanza di regolarizzazione da parte dell’interessato, il procedimento per il quale è stata resa la dichiarazione non ha seguito.

Fate attenzione

·   Il dipendente che riceve le dichiarazioni sostitutive non è responsabile del loro contenuto: se in seguito a una verifica una dichiarazione si rivela falsa, la responsabilità è esclusivamente del cittadino che ha reso la dichiarazione, il quale decade dai benefici ottenuti e viene denunciato all’autorità giudiziaria.

Perché

La grande attenzione alle esigenze di semplificazione dell’attività amministrativa che ha contraddistinto la normativa di riforma degli ultimi anni non ha offuscato la consapevolezza dell’importanza della certezza pubblica, che si è cercato di garantire prevedendo e potenziando il sistema dei controlli sulle autocertificazioni. Le disposizioni contenute a tale riguardo nel d.P.R. n. 403 del 1998 si sono dimostrate in tal senso particolarmente significative. Prendendo spunto dalle esperienze di attuazione di queste disposizioni, il Testo Unico ha precisato meglio le misure organizzative da adottare per assicurare l’efficacia dei controlli, affermando in particolare dei precisi doveri e delle responsabilità per le amministrazioni certificanti, sia nel mettere a disposizione le proprie banche dati, sia nell’approntare e nel rendere noti gli adempimenti organizzativi necessari per dare risposta alle amministrazioni che richiedono la conferma dei dati autocertificati dai cittadini.