Outlook Express

Consigli & Trucchi - Outlook Express

Avvertenze: Si raccomanda sempre di andare cauti nel mettere in pratica i trucchi ed i consigli di questa sezione, soprattutto per quelli più complessi o che hanno a che fare con il Registro di sistema (vedi l'apposita scheda richiamabile dalla pagina "Consigli & Trucchi" del Personal Computer).
Si ricorda che qualsiasi modifica apportata al sistema è sotto la sola responsabilità di chi la esegue; non si assume la responsabilità di eventuali danni, cali di prestazioni, malfunzionamenti o altro che possano essere stati causati dall'applicazione dei trucchi e dei consigli qua citati.

Indice

001 - Vietato aprire allegati senza autorizzazione
Molti di noi nelle caselle di posta elettronica ricevono diversi allegati tra cui quelli in formato Microsoft Word. Sappiamo che questi file possono contenere delle macro, particolari istruzioni che possono essere utilizzate anche per fini non proprio piacevoli. Tuttavia ogni volta che vogliamo leggere uno di questi file, questo si apre direttamente. Invece è possibile con un semplice trucco fare in modo di scaricarlo PRIMA sul nostro hard disk (senza aprirlo quindi) e poi controllarlo con un antivirus. Fate in questo modo: andate in una cartella e scegliete VISUALIZZA-OPZIONI CARTELLA. Scegliete poi TIPI DI FILE. Selezionate il tipo di file: in questo caso DOCUMENTO DI MICROSOFT WORD. Scegliete MODIFICA. Vi si apre un'altra cartella ed in fondo c'è una piccola casellina CONFERMA APERTURA DOPO DOWNLOAD: selezionate la casella e fate OK. Da questo momento tutti i file Word possono essere solo scaricati dal vostro programma di posta elettronica e NON direttamente aperti. Naturalmente questa funzione potete estenderla anche ad altri tipi di file *pericolosi* come quelli .exe.

002 - Dove sono nascoste le mail di Outlook Express?
una delle domande più diffuse è la seguente: "devo formattare il computer ma non voglio perdere la rubrica e e la mia posta, come devo fare?"
Semplicissimo: ci sono due opzioni, o *esporti* il tutto tramite il comando che si trova nel menu File di Outlook Express oppure vai a *catturare* personalmente questi dati.
Apri Risorse del Computer, poi C, poi la cartella Windows. Dentro questa cartella ci sono varie sottocartelle.  Se disponi di Windows98 apri la seconda che si chiama Application Data. Poi vai dapprima in Identies,  qui ci sarà una cartella con un nome alfanumerico incomprensibile: cliccaci dentro e troverai Microsoft ed infine Outlook Express che contiene tutte le impostazioni della posta (e le personalizzazioni che avete fatto). I file .DBX si riferiscono proprio alle cartelle (tipo Posta in Arrivo, etc) , mentre se cliccate in Mail troverete la posta. Per sicurezza salvate l'intero contenuto di OutlooK Express su un dischetto o dove volete voi, in questo caso avrete messo al sicuro la posta.
Se torniamo ad Application Data e clicchiamo questa volta su Microsoft, troviamo proprio una cartella che si chiama Address Book: bene, qui sono contenuti tutti gli indirizzi della nostra rubrica personale. Salvate anche questa.
Dopo che avrete formattato il PC, non vi resta che sostituire le nuove cartelle con queste che avrete salvato: in questo modo avrete di nuovo sotto mano tutti la vostra posta inviata, ricevuta e la vostra rubrica.

003 - Come fare il backup dei messaggi, rubrica ed account

Come salvare la rubrica di Outlook Express? La rubrica si trova solitamente nella cartella C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Address Book ed ha un estensione .WAB. Il file somiglia ad un libro aperto. Non dovete fare altro che copiarlo su un dischetto e metterlo da parte. 
Il sistema comunque consigliato (soprattutto se il file .wab è di dimensioni maggiori a 2 MB) è quello di esportare la rubrica su un floppy, scegliendo File-Esporta-Rubrica. Fate attenzione che quando vi chiederà di selezionare il programma o il tipo di file in cui si desidera esportare la Rubrica, scegliete "File di testo" [Comma Separeted Values].
Se avete più di un account e volete fare un backup, allora dovrete aprire Outlook Express, andare su Strumenti-Account,  selezionare  un account alla volta, e cliccare su ESPORTA. Vi sarà chiesto in quale cartella volete salvare il file .iaf relativo ad ogni account. 
è superfluo dire che le password non vengono esportate per motivi di sicurezza (qualcuno potrebbe esportare i vostri account ed utilizzarli su un altro PC).

004 - [Outlook Express 5] Una regola di posta interessante

Questa volta vedremo come creare un semplice regola di posta elettronica che risponda automaticamente a qualsiasi messaggio che arrivi.
La prima cosa da fare è aprire Notepad e creare un file di testo e scrivere il messaggio. Esempio:

==========================
             Messaggio Automatico di risposa
==========================

Ciao, sono momentaneamente assente. Ho ricevuto comunque la tua e-mail e risponderò appena possibile.

Salvate questo file in C:\Documenti con un nome adatto.
Adesso aprite Outlook Express 5, andate in Strumenti-Regole Messaggi-Posta Elettronica-Nuova.
Nelle condizioni delle regole, ad esempio, mettete "Per tutti i messaggi ".
Andate in Azioni da effettuare e selezionate la casellina:
Rispondi con il messaggio.
Specificate a questo punto il percorso, che nel nostro caso sarà:
C:\Documenti\nomefile
Cliccate su Ok ed il gioco è fatto!
Volendo potrete personalizzare al massimo le vostre risposte, ad esempio decidendo a quale account applicare la regola e così via. Intanto provate con questo sistema, il quale vi permetterà di prendere un po' di confidenza con Outlook Express.
 

005 - Gestione Rubrica - Come importare dati da una rubrica

Volendo gestire mediante Outlook Express i messaggi di posta elettronica, utilizzando allo stesso tempo i dati contenuti in una rubrica si può utilizza re un programma esterno che assolva a tale compito. Per effettuare questa operazione aprire il Pannello di controllo (Avvio/Impostazioni/Pannello di Controllo) e quindi selezionare l’icona Internet. Dalla finestra che verrà visualizzata scegliere la

scheda Programmi e specificare, nelle caselle di testo Programmi da utilizzare per, il file relativo al programma che gestisce i contatti.

006 - Inserire piccoli messaggi in coda alle proprie e-mail

Microsoft Outlook Express consente di inserire una firma o una serie di poche righe di testo in fondo ai propri messaggi di posta elettronica. Per impostare una firma o un Vcard procedere come segue: Selezionare il menu Strumenti/Elementi decorativi a cliccare sul pulsante Firma. Dalle successive schermate sarà possibile inserire la propria firma o un biglietto da visita elettronico.

Selezionando, invece, la casella Elementi decorativi, e quindi Sfoglia, si ha la possibilità di scegliere un modello di pagina Web da includere nei propri messaggi.

007 - Ricezione Posta - Scaricare la posta automaticamente

Per poter scaricare la posta in automatico, occorre settare alcuni parametri del programma. Per prima cosa dobbiamo aprire il menu Strumenti e scegliere la voce Opzioni; verrà mostrata la finestra omonima

nella quale attivare e personalizzare la casella Rileva nuovi messaggi ogni x minuti.

In seguito occorre verifica re che l’indirizzo sia incluso nell’elenco degli account abilitati a ricevere messaggi di posta. Il controllo può essere eseguito cliccando sul menu Strumenti/Account; effettuando

tale operazione verrà mostrata la lista degli account abilitati alla ricezione di nuovi messaggi di posta.

008 - Come visualizzare le immagini in sequenza

Qualora il messaggio ricevuto contenga alcune immagini, si può impostare un vero slideshow, ossia, Microsoft Outlook mostra le immagini in sequenza. Per impostare tale funzionalità bisogna entrare nelle opzioni del programma, aprite dunque il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni. Dalla finestra che sarà aperta scegliere la scheda Lettura e spuntare la casella di testo Visualizza Immagini in Sequenza.

009 - Gruppi di indirizzi – Velocizzare le operazioni di corrispondenza

Quando si spediscono con regolarità messaggi uguali a più persone si rende necessario effettuare un raggruppamento, ossia si dovrà assegnare un unico nome ad un gruppo di indirizzi. Vediamo come procedere: Aprire la finestra Rubrica utilizzando l’apposito tasto posto sulla barra degli strumenti. In seguito selezionare il menu File/Nuovo gruppo. Dalla finestra di dialogo che verrà aperta inserire, nella casella Nome gruppo , il nome desiderato per il gruppo. Per inserire, invece, i membri del gruppo fare clic sul pulsante Seleziona e dalla successiva schermata, scegliere i componenti del gruppo mediante

il pulsante Seleziona. Terminata tale operazione cliccare sul pulsante Ok.

010 - Tasti di scelta rapida - Scorrere i propri messaggi

Per scorrere la lista dei propri messaggi velocemente si può far uso della combinazione di tasti Ctrl+U. Qualora si intenda, invece, selezionare tutti i messaggi ricevuti si può adoperare la combinazione Ctrl+A, mentre per eliminarli bisogna semplicemente premere il tasto Canc sulla tastiera. Per inviare un nuovo messaggio basta utilizzare i tasti Ctrl+N, mentre per accedere alla rubrica premere Ctrl+Maiusc+B.

011 - Filtrare i messaggi in entrata

Microsoft Outlook Express permette una gestione abbastanza efficiente dei messaggi in arrivo, e per rendere più agevole tale operazione il programma consente di definire alcune regole.

Scegliere il menu Strumenti/Regole posta in arrivo e dalla finestra che verrà aperta cliccare sul pulsante Aggiungi. Fatto questo bisogna definire alcuni criteri che attiveranno la regola impostata. Ovvero dobbiamo inserire tutte le condizioni che un messaggio in arrivo deve soddisfare affinché possa essere accettato. I criteri sono definibili nella sezione Per i messaggi che rispondono ai seguenti criteri. In particolare:

Tutti i messaggi: attivando questa casella, la regola sarà applicata a tutti i messaggi in arrivo.

A: in tale spazio andrà inserito l’indirizzo o il nome dei destinatari del nostro messaggio.

CC: inserire gli indirizzi o i nomi dei destinatari di un messaggio che dovranno richiamare la regola

definita.

Da: se si inseriscono alcuni indirizzi di posta elettronica, Microsoft Outlook Express richiamerà la regola definita per qualsiasi messaggio proveniente da uno degli indirizzi specificati.

Oggetto: qui andrà inserita una parola o una frase che, se contenuta nell’oggetto del messaggio, causerà l’applicazione della regola definita.

Account: bisogna attivare la casella di controllo e selezionare l’account di posta che provocherà l’attivazione della regola.

Superiore a: anche in questo caso si deve attivare la casella di controllo ed impostare la dimensione massima in KB, superata la quale il messaggio non verrà accettato.

Terminata l’impostazione dei casi in cui la regola verrà richiamata, bisogna ora definire la regola ovvero l’azione che vogliamo intraprendere . .

Sposta in: sposta il messaggio in una determinata cartella.

Copia in: copia il messaggio nella cartella specificata.

Inoltra a: Invia il messaggio al destinatario selezionato.

Rispondi con: risponde al messaggio utilizzando il filtro specificato facendo clic sul pulsante Sfoglia.

Non scaricare dal Server: spuntando questa casella il messaggio verrà lasciato sul server.

Elimina dal Server: attivando questa casella il messaggio verrà cancellato dal server senza essere letto.

Una volta configurate tutte le impostazioni basterà premere Ok per renderle definitive.

012 - Layout – Definire un nuovo look

La disposizione degli elementi grafici, costituenti l’interfaccia di Microsoft Outlook, non è fissa bensì personalizzabile. Per effettuare dei cambiamenti bisogna anzitutto aprire il menu Visualizza/Layout.

Dalla finestra aperta sarà possibile impostare il tipo di layout che si desidera, semplicemente andando a spuntare le caselle di testo relative alle varie barre dell’interfaccia.

013 - Come trovare un testo specifico

Alcune volte capita di voler trovare un termine ben definito all’interno di un messaggio di posta elettronica. Per effettuare tale operazione, bisogna selezionare il menu Modifica/Trova e dalla finestra che verrà mostrata inserire la parola da ricercare ed alcuni criteri di ricerca. Si potrà, ad esempio, definire se ricercare parole intere, oppure se la ricerca dovrà proseguire verso il basso o verso l’alto.

014 - Messaggi letti
Se siete soliti dare una controllata veloce alle e-mail ricevute con Microsoft Outlook Express per vedere quali sono veramente importanti, potrebbe capitarvi che una sosta prolungata sul titolo di una mail comporti la su segnalazione come già letta (il che avviene di default dopo un tot di secondi). Naturalmente questo non vi permette più di distinguere le mail lette veramente da quelle solo controllate velocemente:
1. Selezionate Strumenti|Opzioni e poi l'etichetta Lettura.
2. Nella sezione Lettura dei messaggi, selezionate l'opzione Segna come già letto dopo un anteprima di e impostate un numero di secondi abbastanza alto.
In questo modo potreste 'sostare' sul titolo della mail per dare una lettura veloce, senza paura che la mail stessa venga segnalata come già letta.

015 - E-mail con allegato
Se volete spedire un file in allegato ad una e-mail, ecco un modo veloce che vi evita di dovere aprire il vostro client di posta elettronica e poi dovere cercare l'allegato:
1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sull'icona del file che intendete spedire in allegato.
2. Nel menù contestuale che viene visualizzato scegliete Invia a Destinatario posta.
3. La nuova finestra sarà costituita a un tipico messaggio di posta elettronica, al quale non vi resta che aggiungere l'indirizzo del destinatario ed un eventuale testo.

016 - Inoltrare la posta con Outlook
Può capitare che abbiate bisogno di spedire ad una terza persona un messaggio che avete ricevuto. Potreste però non volere spedire anche l'eventuale allegato:
1. Selezionate la mail in questione con un clic del mouse.
2. Selezionate il pulsante Inoltra, sulla Barra degli strumenti.
3. Digitate nell'apposito campo l'indirizzo e-mail a cui desiderate spedire la lettera.
4. Posizionatevi sull'icona che identifica l'allegato e fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse.
5. Nel menù contestuale selezionate Rimuovi.
In questo modo verrà eliminato l'allegato e potrete comodamente spedire la mail di solo testo.

Ultimo aggiornamento: 15 dicembre 2001