Innovazione

L’innovazione smonta l’ufficio di carta

di Paolo Subioli

Il complessivo disegno di riforma e semplificazione amministrativa legato alle potenzialità delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione dovrebbe trasformare in tempi rapidi tutti gli Enti.
Cambiano strutture e organizzazione ma si modifica la natura stessa del documento.
Grazie a Internet e al digitale ora dati, atti, firme e archivi possono essere trattati elettronicamente

Il testo unico sulla documentazione amministrativa - riassumendo in un unico provvedimento quando prodotto da tre anni e mezzo di attività legislativa in tema di semplificazione - ci restituisce finalmente un quadro completo ed esauriente della pubblica amministrazione che verrà.
O almeno quella che dovrebbe essere in tempi molto rapidi, se in ciascun ente venissero messe a frutto le potenzialità che le nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione già oggi ci offrono.
Il testo, infatti, pur essendo a tutti gli effetti un provvedimento legislativo, ci descrive, con una chiarezza paragonabile a quella di un racconto, che cosa cambia nel lavoro amministrativo, grazie all'utilizzo delle nuove tecnologie.
Chi si fosse perso tutte le puntate precedenti, dalla legge Bassanini in poi, passando per regolamenti e regole tecniche, può finalmente farsi un'idea precisa di quale sia il nuovo quadro.
Cambia, innanzi tutto, la natura dello stesso "documento", la materia prima su cui si basa tutto il lavoro degli enti pubblici. Il protagonista assoluto del testo unico è per l'appunto il documento nella sua forma immateriale: quella informatica.
La maggior parte delle norme sono dedicate alle caratteristiche, alle modalità di creazione, di trasmissione, di protocollazione e di archiviazione del documento informatico, perché nulla, d'ora in poi, dovrà essere come prima, secondo quanto sembra dirci il legislatore.
La regola fondamentale, ripresa direttamente dalla legge 59/1997, è che il documento informatico è valido e rilevante a tutti gli effetti di legge. Da essa dipendono poi tutte le altre, perché, stando al testo unico, della carta potremo fare tranquillamente a meno.
Ecco cosa può essere trattato elettronicamente, d'ora in poi:

· atti, dati e documenti di qualsiasi tipo, non solo sotto forma di copia, ma anche di informazione primaria e originale (articolo 9);

· moduli e formulari (articolo 9);

· contratti di qualsiasi tipo (articolo 10);

· pagamenti, tra privati, tra pubbliche amministrazioni o tra queste e soggetti privati (articolo 12);

· libri, repertori e scritture, compresi quelli di ambito notarile (articolo 13);

· trasmissione (articolo 14), copia autentica (articolo 18) o acquisizione (articolo 43) di documenti;

· corrispondenza (articolo 17);

· sottoscrizione e invio di istanze e dichiarazioni (articoli 21 e 38);

· firma (articolo 25),

· apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi (articolo 25);

· carta d'identità (articolo 36);

· segnatura (articolo 55) e registrazione (articolo 53) di protocollo;

· accesso dall'esterno ai documenti amministrativi (articolo 59);

· archiviazione di documenti e informazioni relativi ai procedimenti conclusi (articoli 62 e 67);

· controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive e di certificazione (articolo 71).

Non manca proprio nulla. Anche la data e l'ora di formazione dei documenti informatici sono opponibili a terzi.
Persino tutto ciò che deve essere obbligatoriamente notificato per posta, può tranquillamente essere trasmesso per via informatica.
La normativa, insomma, oggi rende possibile, da un punto di vista squisitamente legale, l'adozione di tutti quegli strumenti, pratiche e metodologie che stanno trasformando radicalmente il modo di lavorare negli uffici, e che trovano terreno poco fertile all'interno degli enti pubblici, se non altro per il timore di incorrere in errori procedurali.
Ora queste norme devono tradursi in pratica, dovendo però superare ostacoli di non poco conto. Vediamo quali sono i principali.
1) Una pubblica amministrazione completamente automatizzata, come quella delineata dal testo unico, richiede per prima cosa una capacità di utilizzo delle tecnologie informatiche che sia diffusa a livello capillare. Per superare l'attuale realtà, molto lontana da quel risultato, potrà essere d'aiuto e di stimolo la realizzazione concreta e la piena attuazione a tutti i livelli del recente Piano d'azione per l'e-government, che destina 275 miliardi all'alfabetizzazione informatica dei dipendenti pubblici.
2) L'automazione dei processi amministrativi richiede che tutti gli attori in essi coinvolti adottino i procedimenti informatizzati. Se, ad esempio, un Comune applicasse in toto quanto previsto dal testo unico, adottando la firma digitale, il protocollo informatico, la digitalizzazione dei flussi documentali, incorrerebbe continuamente in inceppamenti del sistema, per via della necessità di scambiare quotidianamente informazioni e documenti con una gran quantità e varietà di altre amministrazioni. La realizzazione di questo modello richiederà quindi tempi certamente lunghi.
3) Uno strumento essenziale per l'automazione dei processi è la carta d'identità elettronica. Il nuovo documento, simbolo stesso della capacità di innovazione della pubblica amministrazione, è stato più volte presentato come un grande strumento di cambiamento, anche per le sue enormi potenzialità, attualmente, però, non c'è alcun cittadino italiano che ne sia dotato, e la difficoltà ad avviare la fase sperimentale, che ha costretto il Governo a rimandare il tutto alla prossima legislatura, rende molto improbabile una sua diffusione veramente significativa a breve.
4) Nella pubblica amministrazione italiana manca ancora una cultura del lavoro orientato ai risultati, piuttosto che incentrato sulle procedure. Manca il terreno, dunque, su cui impiantare quella riforma di cui il piano per l'e-government non sarebbe che la componente strumentale. Da questo punto di vista, è assolutamente strategico l'atteggiamento dei livelli dirigenziali, nei confronti dei quali andrebbero intraprese vere e proprie misure di sensibilizzazione, oltre che di incentivazione.
5) Se anche l'intero settore pubblico funzionasse come una perfetta macchina, all'interno della quale non circolasse neanche un foglio di carta, dovrebbe fare i conti con una "clientela" - i cittadini - in gran parte impreparata e incapace di fare la propria parte. Rimane, insomma, il problema di fondo che il nostro Paese si porta appresso, e cioè che Internet è ancora troppo poco diffuso tra la popolazione e, allo stato attuale, la disponibilità di servizi on line può addirittura trasformarsi in uno strumento di discriminazione sociale.

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Ultimo aggiornamento: 16 febbraio 2002