001
- Copia negli appunti e messaggi di errore
Spesso capita che se state utilizzando
Excel e cercate di copiare degli appunti, vi
compaia un messaggio di errore: Impossibile
svuotare gli appunti. Ed in poche parole non
riuscirete né a copiare, né ad incollare i
vostri appunti da un'altra parte. Il messaggio
di errore compare perché spesso un altro
programma si "impadronisce" degli appunti, o
anche poca memoria di Windows (raro però). In
questo caso l'unica cosa da fare è chiudere
tutto e riavviare il PC. Un'altra causa di
questo errore può essere la corruzione di alcuni
file di Excel. Soluzione ultima: reinstallare
Excel.
002 - Gestione celle - Spostarsi velocemente sul
foglio di lavoro
Per velocizzare gli spostamenti all’interno di
fogli di lavoro particolarmente grandi, si può
utilizzare il comando Vai a raggiungibile
dal menu Modifica/Vai a o premendo il
tasto funzione [F5]. Eseguita tale operazione
sarà aperta una finestra di dialogo, dove nella
casella Riferimento potrete inserire la
cella in cui spostarvi. Da notare che man mano
effettuate
gli spostamenti mediante l’utilizzo di questa
finestra, Excel crea una lista di riferimenti
già visitati, in modo che volendo ritornare
nella cella di partenza non dovrete più inserire
la cella bensì cliccare sul riferimento voluto.
003
- Gestione formule - Bloccare con riferimento
assoluto il contenuto di una cella
In alcuni casi, specialmente nelle operazioni in
cui propaghiamo un formula mediante il
trascinamento del mouse potremmo aver bisogno di
mantenere un riferimento assoluto ad una
particolare cella. Se ad esempio dovessimo
aumentare un prezzo del 10%, volendo riportare
l’aumento in una colonna diversa, potremmo
inserire in un cella (Cella x) il valore 10%,
scrivere una formula che tenga conto
dell’aumento percentuale del tipo =Cella 1+Cella
2*Cella x e propagare la formula trascinandola
con il mouse, in questo caso però perderemmo il
riferimento alla Cella x che verrebbe sostituita
con altri valori. Per far in modo che ciò non
accada possiamo bloccare la cella inserendo il
simbolo speciale $ in questo modo: =Cella
1+Cella 2 * $Cella$ x così facendo i valori
vengono sempre moltiplicati per la Cella x.
Volendo invece propagare la formula anche sulle
righe, in modo ad esempio da ottenere un prezzo
maggiorato del 20%, dobbiamo bloccare non solo
la cella contenente il valore percentuale, ma
anche le celle con i valori di partenza.
La formula diviene: =$Cella 1 + $Cella 2 *
Cella$ x.
Eseguita tale operazione possiamo trascinare la
formula di partenza sia in orizzontale che in
verticale.
004 - Gestione file - Memorizzare l’anteprima
Volendo visualizzare un’anteprima di un file
Excel salvato precedentemente, dobbiamo
impostare Excel in modo che vada effettivamente
a salvare l’immagine d’anteprima.
Per effettuare tale operazione, prima di
chiudere il foglio di lavoro cui state
lavorando, aprite il menu File/Proprietà
e selezionate la scheda riepilogo, in
questa scheda spuntate la casella Salva
anteprima immagine. Così facendo, alla
prossima apertura del file con il comando
File/Apri avremo la possibilità di avere
un’anteprima del foglio di lavoro
precedentemente salvato.
Excel mette a disposizione dell’utente una
potente funzione per testare delle condizioni,
stiamo parlando della funzione SE.
Un uso pratico di questa funzione potrebbe
essere quello di far apparire un testo specifico
in funzione di una certa condizione; ipotizziamo
di aver memorizzato in una cella un valore
rappresentativo e di voler evidenziare con un
messaggio l’avvenuto superamento di una certa
soglia prefissata.
L’obbiettivo può essere raggiunto inserendo la
seguente formula:
=SE(A1>=100; “soglia superata”;”soglia non
superata”)
ciò significa che se il valore contenuto nella
cella A1 è maggiore uguale a 100, sarà
visualizzata la stringa Soglia superata
altrimenti sarà mostrata Soglia non superata.
006 - Elenchi - Gli strumenti per la creazione
di elenchi personalizzati
Excel dispone di un potente strumento che
permette l’inserimento di un elenco
personalizzato. Se ad esempio dobbiamo inserire
una serie di nomi, ci basterà creare l’elenco
una sola volta e richiamarlo ogni qualvolta ne
abbiamo bisogno. Per eseguire l’operazione
appena descritta basterà aprire il menu
Strumenti/Opzioni e selezionare la scheda
Elenchi a questo punto basterà digitare le
voci del nostro elenco nell’apposito spazio
Voci elenco e premere infine il tasto
Aggiungi. Tornando ora nel foglio di lavoro
se proviamo a digitare la prima voce dell’elenco
ed a trascinare con il mouse la cella, Excel
genererà automaticamente tutte le voci restanti
dell’elenco, risparmiandoci la fatica di
digitarle manualmente.
Mediante la finestra Elenchi esiste
inoltre la possibilità di importare elenchi già
esistenti, per farlo cliccate sull’icona con la
freccia rossa posta nelle vicinanze del tasto
Importa, la finestra verrà ridotta e
potrete selezionare con il mouse le celle
contenenti l’elenco, infine cliccate nuovamente
sull’icona con la freccia rossa e premete il
tasto Importa; Excel effettuerà la
creazione dell’elenco in modo automatico.
Volendo propagare un simbolo automaticamente
all’interno di una cella, inserire un simbolo in
una cella, selezionarla con il mouse ed
utilizzare la funzione di riempimento
automatico; per accedervi bisogna scegliere il
menu Formato/Celle e selezionare, dalla
finestra che sarà aperta, la scheda
Allineamento. A questo punto bisognerà
scegliere la voce Riempi dal combo box
Orizzontale e cliccare sul pulsante Ok.
Come effetto, Excel duplicherà il valore
precedentemente inserito per tutta la cella.
La guida in linea di Excel 97 come pure quella
degli altri applicativi Office 97, consente
l’inserimento di messaggi personali.
Per compiere tale operazione, basterà aprire la
guida facendo clic sul punto interrogativo posto
sulla barra degli strumenti ed effettuare una
ricerca sull’argomento di interesse. In seguito
per aggiungere un commento personale basterà
cliccare sul pulsante Opzioni e scegliere
la voce Annota.
A questo
punto possiamo inserire un commento e cliccare
il pulsante
Salva.
Il nostro commento sarà così notificato mediante
un fermaglio verde e salvato insieme alla guida
di Excel.
Per evitare di formattare ogni volta le celle
con i caratteri, i formati numerici i colori
etc. che più desideriamo, possiamo impostare uno
stile personale che tenga conto di tutte le
impostazioni. Apriamo dunque il menu
Formato/Stile digitiamo un nome per lo stile
personale che vogliamo creare, spuntiamo le
caselle relative agli oggetti che lo stile dovrà
coinvolgere e premiamo il tasto Modifica.
Dalla finestra che appare possiamo effettuare le
variazioni desiderate, per esempio potremmo far
in modo che i numeri negativi vengano
automaticamente visualizzati in rosso etc. Una
volta effettuate le variazioni premiamo il tasto
Ok, e a seguire il pulsante Aggiungi
in modo da rendere effettive le variazioni
sul nostro stile personale.
In seguito
per applicare lo stile, vi basterà selezionare
le celle cui applicare lo stile, aprire il menu
Formato/Stile scegliere lo stile da
applicare dal combo box Nome dello stile
e premere
Ok.
Durante il
lavoro sui fogli di calcolo possiamo aver
bisogno di visualizzare il foglio cui stiamo
lavorando con alcune impostazioni
personalizzate; ad esempio, potremmo voler
lavorare con alcune righe o colonne che sono
momentaneamente nascoste etc. Se chiudessimo il
foglio di lavoro, alla sua riapertura dovremmo
però ricreare manualmente la visualizzazione
precedete agendo sui vari menu di Excel. Il
programma mette a disposizione una pratica
procedura che ci consentirà di richiamare la
nostra visualizzazione preferita con pochi clic
del mouse. Anzitutto effettuiamo le nostre
impostazioni di visualizzazione sul foglio di
lavoro, apriamo poi il menu
Visualizza/Visualizzazioni Personalizzate e
dalla finestra che sarà mostrata clicchiamo sul
pulsante Aggiungi definiamo poi un nome
per la visualizzazione e diamo l’Ok. Da
questo momento ogni volta che desideriamo avere
la visualizzazione salvata, ci basterà spostarci
nel menu Visualizza/Visualizzazioni
Personalizzate selezionare la
visualizzazione e cliccare sul tasto
Mostra.
Se vogliamo inserire un valore localizzato in
una cella di un foglio di lavoro contenuto in un
file diverso a quello corrente dobbiamo
utilizzare una sintassi particolare; ipotizziamo
di volerci riferire alla cella A2 contenuta nel
foglio di lavoro1 del file FileExcel.xls
nella nostra formula dobbiamo inserire:
=’[FileExcel.xls]foglio1!A2
se il file è aperto con Excel se invece la
sorgente contenente la cella e chiusa bisogna
includere il percorso completo in questo modo:
=’C:\cartella\[nome.xls]Foglio1’!A2 .
Capita spesso di far in modo che i fruitori del
nostro foglio di lavoro possano modificare solo
alcune celle del foglio stesso. A tal fine
possiamo impostare una protezione del foglio di
lavoro inserendo una password. Per effettuare
tale operazione bisogna selezionare alcune celle
(quelle che non avranno la protezione) aprire il
menu Formato/Cella selezionare la scheda
Protezione e deselezionare le caselle
Bloccata e Nascosta. A questo punto apriamo
il menu Strumenti/Protezione/Proteggi foglio,
nella finestra che sarà aperta spuntiamo le
caselle relative alle sezioni da proteggere e
digitiamo una password.
Successivamente volendo rimuovere la protezione,
bisognerà selezionare le celle
protette aprire il menu
Stru-menti/Protezione/Rimuovi protezione
foglio e digitare la pas-sword scelta in
precedenza per la protezione.
Per facilitarci l’inserimento di formule
complesse, possiamo attribuire un nome ad una
cella o insieme di celle; per portare a termine
tale operazione, selezionare la zona di celle,
aprire il menu Inserisci/Nome e digitare
il nome da attribuire alle celle stesse; infine,
premendo il tasto Aggiungi il nome sarà
memorizzato per utilizzi futuri. Se ora dobbiamo
effettuare la somma o qualsiasi altra funzione
sulle celle, ci basterà digitare in modo molto
intuitivo semplicemente =SOMMA(nome-celle).
Se lavoriamo con grossi fogli di lavoro,
possiamo avere la necessità di effettuare la
ricerca di alcuni dati; Excel in questo caso
offre uno strumento per la ricerca automatica
dei dati all’interno di fogli di calcolo.
Per impostare la ricerca guidata basterà aprire
il menu Strumenti/Creazione guidata/Ricerca
e seguire a schermo le istruzioni fornite
dal programma.
Alla fine Excel restituirà il valore da cercare
singolo oppure con i parametri di ricerca
affiancati.
La ricerca avanzata rappresenta un componente
aggiuntivo, perciò se non dovesse essere
presente, dovrà essere aggiunto dal menu
Strumenti/Componenti Aggiuntivi.
Volendo
memorizzare il contenuto di una specifica cella
o di un intero foglio di lavoro in un database
Access, dobbiamo far uso della creazione guidata
modelli, la procedura si compone di cinque passi
e potrà essere avviata dal menu
Dati/Creazione guidata modelli.
Se tale voce
dovesse mancare nel menu Dati sarà
necessario installare il componente dal menu
Stru-menti/Componenti Aggiuntivi e
successivamente spuntare la casella
Creazione
guidata modelli con registrazione dati.
Eseguita tale operazione siamo pronti per
effettuare il collegamento, apriamo il menu
Dati/Creazione guidata modelli ed inseriamo
i dati che man mano ci vengono chiesti dal
wizard, avendo cura di selezionare nel passaggio
2 di 5, Access come tipo di database da creare.
016 - Collegamenti - Recupero del contenuto di
un archivio danneggiato
Un foglio Excel può essere danneggiato a causa
di problemi hardware legati all’hard disk o
durante la sua trasmissione in rete.
Excel permette, tuttavia, di ricostruire con
notevole sicurezza i dati contenuti nel foglio.
Lanciare Excel e cliccare su File/Nuovo,
quindi scegliere Cartella di lavoro e
dare l’ OK. Immettere nella cella A1 del
nuovo foglio la formula =<Nome-del-file>!A1
in cui Nome-del-file si riferisce al
nome dell’archivio del foglio danneggiato.
Nel caso compaia la finestra di dialogo
Seleziona foglio cliccare sul foglio
desiderato e confermare con OK. Selezionare la
cella A1 e cliccare su Modifica/Copia.
Scegliere una zona del foglio con un’ampiezza
uguale a quella delle celle occupate nel foglio
danneggiato.
Cliccare su Modifica/Incolla (le celle
rimangono selezionate).
Spostarsi su Modifica/Copia e aprire di
nuovo il menu Modifica dal quale
selezionare su Incolla speciale;
scegliere l’opzione Valori e confermare
con OK.
Sebbene in questo modo i collegamenti
ricostruiti vadano nuovamente perduti, i dati
danneggiati vengono recuperati nel nuovo foglio.
017
- Anno 2000 - Valore dell’anno espresso in Excel
con due cifre
Le diverse versioni di Excel interpretano l’anno
espresso con due cifre (ad. Es. 7.6.99) in
maniera differente. Per evitare che questa
caratteristica abbia delle ripercussioni
dannose, bisogna applicare le seguenti regole.
• Excel 97 ed Excel 98 per Macintosh.
In linea di principio, ambedue le versioni
assegnano le cifre da 00 a 29 all’anno 2000,
mentre i valori da 30 a 99 vengono attribuiti al
1900. Ciò significa che quando si inserisce una
data anteriore al 1° gennaio 1930 o posteriore
al 31 dicembre del 2029, è assolutamente
necessario immettere la data utilizzando quattro
cifre. Ad esempio per memorizzare la data del 4
luglio 1914, è necessario digitare 4.7.1914.
• Excel 95, 5.x, 4x e 3x.
Queste versioni di Excel già attribuiscono gli
input di due cifre da 00 a 19 all’anno 2000.
Cioè: gli input da 00 a 19 vengono associati al
21° secolo mentre quelli da 20 a 99 al 20°. Con
queste versioni, quindi, bisogna fare attenzione
ad immettere con quattro cifre le date anteriori
al 1° gennaio 1920 o posteriori al 21 dicembre
2019.
• Excel 2.x.
Questa prima versione accetta input riferiti
all’anno che va dal 1900 al 2078. Attenzione:
Excel 2.x interpreta tutti gli input a due cifre
come anni del 20° secolo.
Per questa ragione, ogni anno del 21° secolo
deve essere immesso con quattro cifre.
018 - Matrici senza limiti - Si! Ma, attenti al...
A differenza delle versioni precedenti, Excel 97
non pone alcun limite alla grandezza di una
matrice all’interno di una foglio elettronico.
Se si dispone di sufficiente memoria RAM, si
possono creare matrici di centinaia di migliaia
di celle.
C’è tuttavia una limitazione: Excel non permette
la definizione di una matrice che occupa
un’intera riga od un’intera colonna. Gli esempi
seguenti mostrano le conseguenze pratiche di
questa regola:
A1:=SOMMA(SE(B1:B65535=0;1;0))
A2:=SOMMA(SE(B:B=0;1;0))
A3:=SOMMA(SE(B1:J65535=0;1;0))
A4:=SOMMA(SE(B:J=0;1;0))
A5:=SOMMA(SE(B1:DD65535=0;1;0))
Attenzione: per inserire formule nelle matrici
si può utilizzare la combinazione di tasti
Ctrl+Maiusc+Invio. Si può osservare che
nella cella A1 compare il valore 65535. Questo
risultato è esatto. Nelle celle A2 ed A4
compare, invece, il messaggio #NUM! dato
che la matrice fa riferimento ad una colonna
completa. Anche la formula in A3 funziona
normalmente e restituisce il risultato corretto
di 589.815. Attenzione: per il calcolo della
matrice in A3, Excel ha bisogno di un po’ di
tempo dato che deve controllare 600.000 celle.
La formula nella cella A5 farà certamente
apparire il messaggio diagnostico Memoria
insufficiente. Si desidera proseguire ma,
l’azione non sarà ripristinabile < dato che
queste dimensioni sono normalmente troppo grandi
per Excel e per un PC normalmente equipaggiato.
019
- Contenuti del web in Excel
Quando trovate, all'interno di una pagina Web,
delle informazioni che vi interessano e volete
salvare sul vostro hard disk solo la parte
testuale, in alternativa al classico “copia e
incolla” potete usufruire di un'apposita
funzione di Excel 2000:
1. Selezionate Dati|Carica dati esterni|Nuova
Query Web.
2. Nel primo campo di testo della finestra che
viene visualizzata digitate l'indirizzo della
pagina Web che vi interessa.
3. Sempre all'interno della finestra, al punto 2
selezionate l'opzione Tutta la pagina ed al
punto 3 l'opzione Nessuno.
4. Fate clic su OK.
5. Nella finestra Restituzione dati esterni
scegliete una delle due opzioni disponibili
(dati nel foglio corrente oppure in un nuovo
foglio). Poi fate clic su OK.
Dopo alcuni secondi (dipende dal contenuto della
pagina Web) avrete tutto il testo inserito nel
vostro foglio Excel, a disposizione per i vostri
successivi utilizzi.
020 - Formato celle
Vi può capitare di volere estendere una
formattazione particolare (per font, bordi ecc.)
a tutte le celle del vostro foglio di lavoro di
Excel. Ovviamente non potete ripetere
l'operazione Formato|Celle per ognuna di esse.
Più semplicemente, dopo avere stabilito il
formato ed averlo applicato ad una singola
cella:
1. Selezionate la cella in questione e poi
Modifica|Copia.
2. Selezionate le restanti celle alle quali
volete estendere la formattazione.
3. Selezionate Modifica|Incolla speciale...
4. Nella finestra Incolla speciale, selezionate
l'opzione Formati, poi fate clic su OK.
In questo modo verrà incollato solo il
particolare formato da voi scelto, senza che vi
sia effetto alcuno sui contenuti numerici o
letterali delle celle stesse.
021
- Selezioni estese
Se utilizzate Excel 97 o 2000, ecco i tre
modi possibili per selezionare aree di celle. Il
primo è adatto a selezioni piccole, il secondo
può essere più veloce per selezioni più vaste,
il terzo si adatta benissimo a grandi selezioni
che necessiterebbero si uno scrolling del foglio
perché terminano in celle non visualizzate:
1. Selezionate una cella e, continuando e tenere
premuto il pulsante sinistro del mouse,
trascinate fino all'estremità della vostra
selezione;
2. Selezionate una cella; scegliete la seconda
cella che costituirà l'estremità della selezione
e, premendo contemporaneamente il tasto MAIUSC,
selezionatela con il pulsante sinistro del mouse
.
3. Selezionate una cella; premete F5. Verrà
visualizzata la finestra Vai a. Nel campo di
testo Riferimento digitate le coordinate della
seconda cella (per esempio h30). Tenendo premuto
contemporaneamente il tasto MAIUSC, fate clic su
OK.
Come vedete il secondo metodo è veloce, ma il
terzo si adatta meglio ai casi nei quali le
celle della selezione non sono tutte
visualizzate sul monitor e vi evita di dovere
effettuare lo scrolling del foglio.
022 - Selezioni non contigue
Excel 2000 vi permette di effettuare
selezioni di più celle che si trovino non solo
in posizioni contigue, ma anche lontane le une
dalle altre:
1. Selezionate la prima cella e poi, tenendo
premuto MAIUSC, selezionate un'altra cella.
In questo modo la selezione ha forma
rettangolare e le due celle da voi selezionate
ne costituiscono gli estremi. Per aggiungere non
una singola cella bensì un'ulteriore area
rettangolare alla selezione attuale:
2. Tenendo premuto CTRL, selezionate una nuova
cella: costituirà il primo estremo della nuova
area rettangolare.
3. Rilasciate il tasto CTRL.
4. Tenendo premuto MAIUSC selezionate l'ultima
cella per ottenere la seconda selezione
rettangolare.
Come noterete entrambi i rettangoli da voi
creati risultano contemporaneamente selezionati.
023
- Numeri che iniziano con zero
Excel non va molto d'accordo con i numeri
che iniziano con lo zero. Se per esempio
digitate 02, spostandovi alla cella successiva
noterete che l'applicazione ha convertito la
vostra digitazione in 2. Esiste un modo per
mantenere gli zero in testa alla numerazione
inserita:
1. Selezionate le celle in cui dovete inserire i
numeri.
2. Fate clic con il pulsante destro del mouse su
una delle celle e, nel menù contestuale,
scegliete Formato celle.
3. Nella finestra Formato celle, selezionate
l'etichetta Numero e, tra le opzioni che avete a
disposizione per Categoria, scegliete
Personalizzato.
4. Nella casella di testo Tipo, al posto della
scritta che viene visualizzata, digitate tanti
zero quanti sono quelli che desiderate
compaiano, più uno (per es. digitando 000, cioè
tre zeri, potrete inserire numeri del tipo 002
oppure 003, ma non 0003. Nell'ultimo caso il
numero verrà convertito in 3).
5. Premete OK.
024
- Documenti Word o Excel da chiudere
Sia che lavoriate con Word, sia che
lavoriate con Excel, può spesso accadere di
dovere aprire, in una stessa sessione, più di un
documento. Nel momento in cui dovete chiudere i
lavori aperti, potete farlo effettuando un'unica
operazione:
1. Tenete premuto MAIUSC mentre selezionate il
menù File. Verrà visualizzata un'opzione che
normalmente non compare: Chiudi tutto.
2. Selezionate l'opzione e l'applicazione
provvederà a chiudere tutti i documenti che voi
avevate aperto.
Ultimo aggiornamento:
15 dicembre 2001
