Access

Consigli & Trucchi - Access

Avvertenze: Si raccomanda sempre di andare cauti nel mettere in pratica i trucchi ed i consigli di questa sezione, soprattutto per quelli più complessi o che hanno a che fare con il Registro di sistema (vedi l'apposita scheda richiamabile dalla pagina "Consigli & Trucchi" del Personal Computer).
Si ricorda che qualsiasi modifica apportata al sistema è sotto la sola responsabilità di chi la esegue; non si assume la responsabilità di eventuali danni, cali di prestazioni, malfunzionamenti o altro che possano essere stati causati dall'applicazione dei trucchi e dei consigli qua citati.

Indice

001 - Password ed informazioni

Sempre in tema di password, questa volta vedremo dove Access 97 memorizza tutte le informazioni relative ad i gruppi, alle password ed agli utenti.
Questo file prende il nome di System.mdv, e non va per nessun motivo modificato, o cancellato. Lo potrete trovare con il seguente percorso nel Registro di Sistema:
HKEY_LOCAL_Machine\Software\Microsoft\Office\8.0\Access\jet\Engines

002 - Gestione database - Come collegare un foglio di lavoro con un database Access

Volendo memorizzare il contenuto di una specifica cella o di un intero foglio di lavoro in un database Access, dobbiamo far uso della creazione guidata modelli, la procedura si compone di cinque passi e potrà essere avviata dal menu Dati/Creazione guidata modelli.

Se tale voce dovesse mancare nel menu Dati sarà necessario installare il componente dal menu Stru-menti/Componenti Aggiuntivi e successivamente spuntare la casella Creazione guidata modelli con registrazione dati.

Eseguita tale operazione siamo pronti per effettuare il collegamento, apriamo il menu Dati/Creazione guidata modelli ed inseriamo i dati che man mano ci vengono chiesti dal wizard, avendo cura di selezionare nel passaggio 2 di 5, Access come tipo di database da creare.

003 - Descrizioni di oggetti - Stampare la struttura dei database

Chi vuole avere una migliore visione d’insieme delle banche dati dovrebbe stamparne le strutture. Le diverse versioni di Access propongono soluzioni diverse per farlo:

• Informazioni per stampare un oggetto in Access 2.0. Evidenziate innanzitutto, l’oggetto desiderato

nella finestra della banca dati. Aprite poi il menu File e cliccate su Stampa definizione. Verrà aperta

una finestra di dialogo dalla quale effettuare la vostra scelta e confermare cliccando su OK. Access 2.0

apre un’anteprima di stampa nella quale selezioniamo il simbolo della stampante per avviare la procedura

di stampa dei dati.

• Stampare informazioni strutturali per più oggetti all’interno di Access 2.0. Aprite il menu File quindi Add-Ins. Avviate l’Analizzatore della banca dati. Verrà aperto un nuovo box di dialogo all’interno del quale selezionare gli oggetti, e al termine premete OK. Anche in questo caso c’è un’anteprima di stampa. Come sempre avviate la stampa cliccando sul simbolo della stampante.

• Access 95 e Access 97. L’Analizzatore di queste due versioni si trova in Strumenti/Analizza. Apritelo

e scegliete gli oggetti più interessanti. Come con Access 2.0 avrete un’anteprima contenente un comando per la stampa.

004 - Funzioni dei tasti - Stabilire la reazione del cursore

Come utenti di Office, siete abituati a vedere i tasti di tabulazione, e i tasti di direzione, reagire  fondamentalmente allo stesso modo. Da questo punto di vista, Access ha tuttavia alcune impostazioni

di base che possono provocare reazioni molto diverse.

Per farsi un’idea di tutto questo, aprite nel menu Strumenti e Opzioni la scheda Tastiera e date un’occhiata alle impostazioni stabilite. Provate le diverse alternative: utilizzate ad esempio l ’opzione blocca cursore all’interno del record, con la quale potete evitare lo spostamento indesiderato di maschere .

005 - Ottimizzare il database  - Come superare le lentezze di Access

Se durante le sessioni di lavoro con Microsoft Access dovessero verificarsi dei rallentamenti, si può provare ad ottimizza re il database. Per farlo aprite il menu Strumenti e scegliete la voce Analizza/Prestazioni.

A questo punto si possono seleziona re tutti gli oggetti da analizzare ed avviare il procedimento di analisi attraverso il tasto Ok.

Al termine, Access indicherà una serie di suggerimenti e di interventi che potrebbero migliorare le prestazioni dell’applicazione.

006 - Etichette - Utilizzare le informazioni delle tabelle

Dai dati contenuti in una generica tabella si possono estrapolare quelli per l’inserimento in una etichetta

che successivamente potrà essere stampata. Per effettuare l’operazione appena descritta bisogna selezionare la scheda Report , dalla finestra del database, cliccare su Nuovo e quindi su Autocomposizione Etichetta.

Fatto questo occorre aprire l’elenco a discesa delle tabelle e selezionare una tabella specifica

da cui estrarre i dati e premere O k.

Dalla finestra di dialogo che appare occorre scegliere il tipo di etichetta che si intende utilizzare e cliccare su Avanti. Viene poi data la possibilità di selezionare il carattere e le relative dimensioni ed i campi che si intendono effettivamente stampare.

007 - Protezione – Nascondere i propri dati

Volendo nascondere il proprio lavoro da occhi indiscreti, è necessario impostare una password. Nell’implementare tale operazione bisogna però ricordare che Microsoft Access distingue i caratteri maiuscoli da quelli minuscoli. Per prima cosa apriamo il menu File e scegliamo la voce Apri Database controllando al tempo stesso che la voce Esclusivo sia attivata. In seguito effettuiamo un doppio clic sul database da proteggere, apriamo il menu Strumenti : da qui selezioniamo la voce Sicurezza e quindi l’opzione Imposta password Database. Nella finestra che verrà visualizzata bisogna inserire la password sia nella casella di testo Password che nella casella Verifica.

008 - Errori di Memoria - Come superare le pretese di Access

Durante l’implementazione di una query o di un report, che utilizza comunque una query, possono apparire alcuni messaggi d’errore del tipo: Memoria Insufficiente Query troppo Complessa. Con le precedenti versioni di Microsoft Access, il limite di memoria si raggiungeva abbastanza velocemente, in quanto le query venivano compilate in un segmento di memoria principale di soli 64 KB. Il problema è riscontrabile, per fortuna in forma minore, nelle versioni 95 e 97, anche se qui valgono i limiti dinamici

di memoria imposte dal sistema.

Per poter comunque utilizzare al massimo la memoria a disposizione è bene seguire alcuni consigli:

• Abbreviare i nomi delle tabelle

• Ridurre il numero dei campi di testo nei report

• Evitare le query nidificate

• Eliminare i campi non strettamente necessari nei report relativi alla sottoquery

009 - Riga di Comando - Avvio immediato delle proprie applicazioni

Volendo eliminare la visualizzazione della finestra iniziale di Microsoft Access, e quindi accedere  direttamente al proprio lavoro, è possibile utilizzare una specifica riga di comando.

Infatti, al momento del lancio, basterà inserire il comando /NoStartUp . Questa operazione potrà essere eseguita con il comando Avvio/Esegui, presente in Windows 98. In alternativa si può fare clic con il tasto destro del mouse sul collegamento e scegliere Proprietà. Nel campo Destinazione bisogna aggiungere, dopo l’ultimo carattere a destra, uno spazio seguito dalla dicitura /NoStartUp e quindi premere il tasto Ok.

010 - Compressione - Compattare archivi di grosse dimensioni

Quando si lavora con grosse quantità di dati i file relativi all’archivio diventano poco maneggevoli. Per ovviare a tale inconveniente basta aprire il menu Strumenti/Utilità database e selezionare la voce Compatta database. A questo punto basta scegliere il database da comprimere e dare un nuovo nome all’archivio compresso.