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Guida alla gestione
informatica dell’Ente
di Paolo Subioli
Le
amministrazioni locali ora sono chiamate a
rinnovare i processi di lavoro e attuare una
completa riorganizzazione delle strutture
per dare seguito alle disposizioni del testo
unico e rendere spedito ed efficiente
l’intero processo di modernizzazione.
Dal protocollo alla firma digitale,
dall’archiviazione di atti e documenti
all’accesso per i cittadini ecco le
indicazioni operative per non fallire la
riforma
Cosa devono fare gli
Enti locali per rinnovare i propri processi
di lavoro, in modo che sia possibile attuare
in toto le disposizioni contenute nel testo
unico e giungere così a una gestione della
documentazione amministrativa completamente
digitalizzata?
Sono le stesse disposizioni del testo unico
a fornirci utili indicazioni operative, che
gli enti possono accogliere alla stregua di
una base finalmente unitaria e coerente,
sulla quale impostare i propri piani di
lavoro. Ripercorriamo dunque quanto disposto
dal testo unico, non sulla base della
successione degli articoli, ma dell'ordine
che logicamente dovrebbero seguire gli enti
per riorganizzare i propri sistemi di
gestione della documentazione
amministrativa.
Il sistema di gestione informatica
dei documenti - Alla base di tutta
l'infrastruttura necessaria alla gestione
digitale dei documenti c'è un adeguato
sistema informativo: cervello e sistema
nervoso di tutto l'apparato tecnologico
dell'ente. I progettisti, sulla base di un
apposito piano di sviluppo, che le
amministrazioni devono obbligatoriamente
adottare (articolo 51, comma 1), metteranno
a punto un sistema, composto da uno o più
server, una rete che collega tra loro tutti
i computer e il software. Tale sistema sarà
finalizzato alla «totale automazione delle
fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti,
procedimenti ed atti» (comma 2). Tutti gli
altri sottosistemi - per il protocollo, la
gestione dei flussi documentali, l'accesso
agli atti e la loro archiviazione -
dipenderanno da questa architettura
complessiva, all'interno della quale
potrebbe anche essere trasferito l'archivio
cartaceo esistente, qualora venisse
giudicata conveniente una sua
digitalizzazione.
Il sistema di gestione informatica dei
documenti - (articolo 52)
dovrà garantire un adeguato livello di
sicurezza, ma al tempo stesso la possibilità
di accesso ai documenti da parte di chiunque
ne abbia diritto, all'interno o all'esterno
dell'ente, tramite un apposito apparato
autorizzativo.
La firma
digitale - La firma digitale - a
cui è dedicata tutta la sezione V del testo
unico e di cui si parla in un altro articolo
- è la tecnologia che rende possibile
l'adozione dei sistemi informativi
automatizzati per il lavoro amministrativo.
Lo scambio di documenti digitali interno al
sistema delle amministrazioni ha infatti
bisogno che sia accertata senza ombra di
dubbio l'identità di mittenti e destinatari,
così come la certezza dell'identità è
necessaria per accedere alle funzioni di
protocollo e di archiviazione.
Tra tutti i compiti, quello dello sviluppo
di un'infrastruttura adeguata per la firma
digitale è il più impegnativo e costoso.
Inoltre, a differenza degli altri, rende
praticamente obbligatorio l'affidamento in
outsourcing della parte di lavoro più
consistente, quella relativa alla gestione
dei certificati.
L'organizzazione per grandi aree -
Il problema dell'eventuale complessità di un
unico sistema informativo, per la gestione
di molteplici funzioni tra loro disomogenee,
viene affrontato dal testo unico con la
prescrizione di individuare all'interno
dell'ente grandi aree organizzative
omogenee, all'interno delle quali sia
possibile assicurare criteri uniformi di
classificazione, archiviazione e
comunicazione (articolo 50, comma 4).
Ciascuna di esse dovrà essere dotata di un
proprio servizio per la gestione informatica
dei documenti, comprendente le funzioni di
protocollo, gestione dei flussi e
archiviazione (articolo 61, comma 1).
Deduciamo che la prescrizione non sia valida
per i piccoli enti, a meno che non si
consorzino tra loro.
Il protocollo -
L'importanza del protocollo, pratica
quotidiana e centrale nelle attività di
tutti gli enti, si amplifica notevolmente
con la digitalizzazione dei documenti,
poiché l'assegnazione di un codice univoco a
ciascuno di essi, assieme all'apposizione di
dati come la data e l'ora di trasmissione,
gli estremi di mittente e destinatario,
l'oggetto, eccetera, è la base logica che ne
consente un trattamento automatizzato. Ogni
documento che entra o che viene prodotto
dall'amministrazione, infatti, ha un suo
"marchio", che ne consente in ogni momento
l'identificazione automatica e il relativo
trattamento.
Il testo unico disciplina sia la
registrazione di protocollo - che consiste
nella creazione di un data base contenente i
dati essenziali (numero di protocollo, data
di registrazione, mittente o destinatario,
oggetto, impronta) di ciascun documento -
sia la sua segnatura, ovvero l'apposizione
all'originale delle informazioni riguardanti
il documento stesso.
La gestione
dei flussi documentali - Il
"motore" dell'automazione in una pubblica
amministrazione è il sistema di gestione dei
flussi documentali (articoli 64-66).
Tramite la rete dell'ente, in pratica, sarà
possibile gestire qualsiasi procedimento
amministrativo, protocollando, firmando,
scambiando e, infine, archiviando i
documenti in formato digitale. Per arrivare
a tanto, bisogna innanzi tutto stabilire un
sistema di classificazione. Ovvero, ciascun
documento deve trovare posto in una cartella
univocamente individuabile, a sua volta
contenuta in un fascicolo e così via. La
particolarità è che non si tratta di
cartelle e fascicoli reali, ma virtuali,
esistenti unicamente nella memoria dei
computer. Ciascun documento, "marchiato" dal
protocollo appena giunto all'interno del
sistema informativo, potrà essere in ogni
momento riconosciuto e poi seguito in ogni
passaggio. Grazie alla firma digitale, i
documenti, nei loro spostamenti virtuali,
potranno essere arricchiti delle necessarie
autorizzazioni che renderanno effettivo il
procedimento.
L'archiviazione - Almeno una volta l'anno i
documenti - ma possiamo tranquillamente
parlare di file - dovranno essere archiviati
(articolo 67), in modo che il sistema di
gestione dei flussi documentali non si
appesantisca troppo. Le tecnologie digitali
consentono peraltro di tenere traccia molto
facilmente anche di ciascuna eventuale
richiesta di prelevamento dagli archivi.
I documenti possono essere registrati su
dischi rimovibili, come i Cd-Rom, ma dal
momento che anche i supporti informatici
subiscono una rapida evoluzione tecnologica,
che ne potrebbe rendere ardua
l'accessibilità una volta divenuti obsoleti,
i dati vanno periodicamente trasferiti su
supporti più aggiornati, al massimo una
volta ogni cinque anni (articolo 62). Per
fare un esempio, oggi sarebbe molto
difficile accedere a un file registrato su
un floppy disk da 5 pollici e 1/4, il tipo
grande che andava fino alla metà degli anni
'90.
Accesso alla documentazione
amministrativa - Infine, non
bisogna dimenticare che tutto ciò viene
fatto per il vero protagonista dei
procedimenti amministrativi, il cittadino.
Al cittadino vanno, dunque, garantiti quei
diritti d'accesso alla documentazione
amministrativa che il nostro ordinamento gli
riconosce dal 1990, e che è molto più facile
soddisfare con l'aiuto delle tecnologie
informatiche.
Il cittadino può accedere al sistema
informativo dell'ente tramite il suo sito
Web, che "filtrerà" solo le informazioni che
il cittadino, e in particolare quel
cittadino, può vedere (articolo 58, comma
1). L'accesso a tali informazioni deve
essere facilitato al massimo, tanto che lo
stesso testo unico raccomanda l'uso di
sistemi come i motori di ricerca (comma 2).
Le statistiche di accesso al sito
permetteranno infine di effettuare le
opportune attività di controllo (comma 3).
Qualora il cittadino, invece di accedere a
pagine Web "statiche", ovvero preconfezionate
per qualsiasi uso, potesse avere accesso
diretto al sistema, per
vedere o scaricare i documenti di proprio
interesse, allora dovrebbe dotarsi di un
sistema di identificazione sicuro, come la
firma digitale (articolo 59, comma 3). La
diffusione della carta d'identità
elettronica renderà possibile anche questo
ulteriore passaggio.
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Ultimo aggiornamento:
16 febbraio 2002
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