La Comunicazione con l'ausilio del Personal Computer

Proposta formativa che vuol coniugare le tecniche della Comunicazione con l'uso degli strumenti informatici tecnologicamente più avanzati.

Il progetto può essere sviluppato in vari moduli configurati ed impostati secondo un modulo preconfezionato in modo molto flessibile ed adeguabile alle diverse necessità.

La proposta prevede:

1.    Parte Prima – Il Personal Computer

2.    Parte Seconda – La Comunicazione

3.   Parte Terza – La Comunicazione Scritta

4.     Parte quarta – Il software per le comunicazioni scritte

5.    Parte Quinta – La Comunicazione Orale

6.       Parte Sesta – Il Software per le Presentazioni

Informazioni

Presentazione

Ci hanno mai insegnato a comunicare? A scrivere correttamente una lettera? A tenere una riunione? Ad esporre un’idea in pubblico? Ad illustrare un concetto con mezzi visivi?

Queste domande evidenziano l’importanza della comunicazione in ogni azienda od organizzazione.

Un discorso particolare va fatto per le aziende di servizi, i cui problemi di comunicazione presentano un notevole rilievo e alcuni aspetti specifici che vanno approfonditi.

Più che in ogni altra organizzazione, nell’azienda di servizi è importante sviluppare nel personale un consenso attivo sulla strategia dell’azienda e sui suoi valori.

L’azienda deve, perciò, preoccuparsi di mobilitare le sue risorse interne attraverso una serie di iniziative di gestione fra le quali sono fondamentali le azioni di comunicazione.

La cultura dell’azienda, se viene sistematicamente elaborata e comunicata, è, per il management, una vera risorsa strategica.

C’è un altro aspetto che merita però particolare attenzione per il discorso che si sta facendo: quello del rapporto fra struttura organizzativa e comunicazione interna.

Nell’azienda tradizionale la struttura organizzativa è basata su di una delega molto circoscritta: il manuale delle politiche, quello delle procedure, il mansionario, sono strumenti di comunicazione che servono a determinare l’operato di chi agisce e ad escludere tendenzialmente ogni iniziativa del singolo operatore, soprattutto ai livelli più bassi della organizzazione.

La specializzazione, piuttosto che la flessibilità e la creatività, è l’elemento determinante della delega.

Ma, e questa è l’implicazione che ora interessa, nessuno può assumersi responsabilità se non ha le informazioni adatte, per cui l’informazione è la condizione necessaria, anche se non sufficiente, per l’assunzione di responsabilità: è la condizione “organizzativa” che si deve innestare sulla condizione “psicologica”.

Questo approccio rivoluziona la tradizionale struttura aziendale.

L’azienda di servizi rovescia la piramide organizzativa aziendale.

L’orientamento al cliente ha, dunque, richiesto il rovesciamento della piramide aziendale ed ha fatto di tutti gli operatori, di ogni livello organizzativo, altrettanti decision maker.

L’attività di comunicazione in questo contesto viene enfatizzata.

Gli operatori necessitano di informazioni numerose e capillari sull’azienda, sul suo mercato, sui suoi clienti, sulla sua concorrenza.

Il management deve informare, ma ha anche bisogno di essere informato dai suoi collaboratori di tutti i livelli.

In un’azienda orientata al cliente la comunicazione è, perciò, un indispensabile meccanismo di funzionamento.

Il management dell’azienda deve, perciò, comunicare continuamente con i suoi collaboratori ed ascoltare ciò che essi chiedono e sperimentano.

I manager devono, perciò, essere comunicatori, ispiratori, formatori; devono diffondere il più possibile pensiero strategico per facilitare ed orientare il decision making e l’assunzione di responsabilità a tutti i livelli e per verificare continuamente l’adeguatezza della strategia dell’azienda.

Strategia, organizzazione e comunicazione devono costituire un sistema coerente.

Ogni progetto di cambiamento strategico ed organizzativo richiede un processo di comunicazione composto da messaggi forti, precisi e coerenti; i messaggi deboli, distorti e dissonanti hanno l’effetto di bloccare il cambiamento.

Il ruolo della comunicazione è particolarmente critico quando il cambiamento strategico ed organizzativo comporta anche un cambiamento di cultura aziendale.

Le comunicazioni forniscono razionalizzazioni o ragioni che danno un senso, una spiegazione, alle attività, ai comportamenti ed ai cambiamenti dell’azienda.

Queste razionalizzazioni o spiegazioni del comportamento sono costruite in modo da legittimare l’azienda agli occhi di coloro che hanno attese nei suoi confronti, sia all’interno che all’esterno dei suoi confini; forniscono cioè all’azione organizzativa motivazioni coerenti con le norme, i valori e le aspettative sociali nei confronti dell’azienda.

Questa legittimazione serve non solo a ottenere sostegno da parte dell’ambiente, ma anche ad assicurare continuità di partecipazione, anzi, consenso, entusiasmo ed impegno nei confronti dell’organizzazione da parte dei suoi membri.

Spesso questa consapevolezza non è ancora del tutto presente nel management delle aziende.

E’ probabile che comunicare complichi la vita.

Ma occorre, anzitutto, rendersi conto che tacere, non comunicare, non è una soluzione.

La reticenza consapevole e deliberata è un messaggio che può avere le più disparate interpretazioni e, quindi, indurre i più diversi atteggiamenti.

Le aziende, che lo vogliano o no, comunicano.

Se questo è vero per le comunicazioni esterne, lo è a maggior ragione per quelle interne.

L’atteggiamento di molte direzioni aziendali, verso le comunicazioni interne, è negativo e analogo a quello di molti dirigenti i quali non passano informazioni alla stampa perché temono articoli tendenziosi o addirittura ostili all’azienda.

Ma, come si è già notato, il silenzio è un modo illusorio di non comunicare; la non comunicazione è comunicazione negativa.

Con l’aggravante che, se ogni messaggio, orale o scritto, può essere diversamente interpretato, nonostante abbia un contenuto che ne delimita le possibilità interpretative, il silenzio è vuoto, ed è perciò riempibile, da parte della gente, di tutto quello che essa vuole: dei suoi stereotipi, dei suoi clichés, dei suoi fantasmi.

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