|
LE NORME SULLA
GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
a cura di
Mariella Guercio
La diffusione di
risorse tecnologiche per il trattamento
dei documenti costituisce una rilevante
occasione di razionalizzazione e
miglioramento del sistema informativo
pubblico e, più in generale, del
complessivo lavoro amministrativo.
E', naturalmente,
indispensabile che siano innanzi tutto
definite regole e disposizioni comuni che
rendano possibile l'interoperabilità dei
sistemi informatici e garantiscano
condizioni di trasparenza e una corretta e
adeguata documentazione dell'azione
amministrativa. A questo fine è orientato
il complesso di norme recentemente
approvate in materia di gestione
documentale e riunificate nel Testo Unico
sulla documentazione amministrativa.
All’origine dei
provvedimenti ora ricordati, c'è, in primo
luogo, la finalità di trasformare il
sistema documentario in un sistema
informativo specializzato e altamente
qualificato, affidato alla tecnologia
informatica e telematica mediante:
·
l'automazione delle attività di
acquisizione e organizzazione dei
documenti d'archivio (registrazione,
classificazione/fascicolazione dei
documenti),
·
lo scambio telematico dei dati di
registrazione e l'accesso in rete ai
sistemi documentali (compatibilmente con i
limiti dettati dalle norme sulla sicurezza
e sulla riservatezza dei dati personali),
mediante lo sviluppo di regole e di
formati che garantiscano
l'interoperabilità,
·
la produzione, trasmissione e
conservazione di documenti informatici
giuridicamente validi, autentici e
affidabili, ricorrendo a meccanismi di
firma elettronica o digitale
·
l'integrazione dei flussi di lavoro
amministrativo e documentario grazie
all'utilizzo di programmi di workflow
management e strumenti di telelavoro
(gestione dei flussi documentali).
Le disposizioni
sulla tenuta degli archivi correnti e di
deposito delle pubbliche amministrazioni,
oggi regolamentate dal testo unico
definiscono sul piano nazionale criteri e
regole per la formazione, gestione,
accesso e conservazione dei documenti, non
solo con l'obiettivo di garantire il
mantenimento della memoria documentaria,
ma anche quello - reso esplicito
soprattutto nella nuova normativa - di
promuovere il miglioramento dell’azione
amministrativa e favorire l'accesso e la
trasparenza alla documentazione pubblica.
A questo fine si stabilisce, ai sensi
dell'articolo 50, che la gestione dei
documenti debba essere effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
Finalità generale
delle norme descritte è, infatti, quello
di trasformare il sistema documentario in
un sistema informativo allo stesso tempo
specializzato e ispirato a criteri
uniformi, altamente qualificato e affidato
alla tecnologia informatica e telematica
mediante:
·
la condivisione delle informazioni (e
quindi dei documenti) all'interno del
sistema amministrativo e con i cittadini,
·
la riduzione delle operazioni di routine e
il miglioramento della qualità dei
risultati.
Il decreto ha
l'obiettivo di aggiornare la normativa
esistente facendo salvi i principi
generali e cogliendo le opportunità che
vengono offerte dalle nuove tecnologie
(documento elettronico, sistemi di
information retrieval e database
relazionali, reti e programmi di workflow).
Fa propria esplicitamente l'esigenza di
eliminare la frammentazione dei sistemi
documentali mediante "l'abolizione dei
registri cartacei, la diminuzione degli
uffici di protocollo e la
razionalizzazione dei flussi documentali",
ma anche quella di "migliorare la
trasparenza dell'azione amministrativa
attraverso strumenti che consentano un
effettivo esercizio del diritto di accesso
allo stato dei procedimenti e ai relativi
documenti da parte dei soggetti
interessati (cittadini e imprese)".
In particolare, il
provvedimento si limita a fissare poche
regole di limitato contenuto
"tecnologico", ma di forte impatto
organizzativo, poiché definisce obiettivi
ambiziosi sul piano del miglioramento
dell'azione pubblica, ma lascia alle
amministrazioni la responsabilità nella
scelta del modello da adottare e del
livello di informatizzazione da seguire.
L'autonomia di ciascuna amministrazione si
esercita in primo luogo nella
individuazione dei settori amministrativi
che sono da considerare in termini unitari
ai fini della gestione unica o coordinata
dei documenti, ovvero degli ambiti dei
nuovi sistemi di gestione informatica che
saranno governati da una specifica
struttura, il Servizio per la tenuta
informatica dei documenti e degli archivi.
Il decreto si limita a stabilire il
criterio di base di tale determinazione:
la definizione di grandi aree
organizzative omogenee coerenti con
l'adozione di criteri uniformi e condivisi
in materia di classificazione e di
organizzazione archivistica e
comunicazione interna tra le aree stesse
(articolo 51).
Gli obiettivi
funzionali dell'intervento normativo
riguardano:
·
i requisiti della gestione informatica dei
documenti con particolare attenzione ai
criteri e alle condizioni dell'attività di
registrazione (elementi, informazioni
annullate o modificate, segnatura di
protocollo, operazioni e
informazioni minime, formato del
protocollo) (articoli 52-57),
·
l’accesso ai documenti e alle informazioni
di sistema sia in relazione agli utenti
esterni che alle altre amministrazioni
(articoli 58-60),
·
l’archiviazione e conservazione delle
registrazioni, cioè alle strutture
organizzative e alle responsabilità per la
gestione (articolo 61), alle procedure di
salvataggio e archiviazione dei dati
(articolo 62), al registro di emergenza
(articolo 63),
·
le disposizioni sulla gestione dei flussi
documentali relative ai principi e ai
requisiti dell'integrazione con i flussi
amministrativi (articoli 64-66),
·
le disposizioni sugli archivi, dedicate a
definire le modalità per il trasferimento
dei documenti nell’archivio di deposito
(articolo 67), per la conservazione degli
archivi (articolo 68) e per il trattamento
degli archivi storici (articolo 69),
Le attività definite
con maggior dettaglio riguardano le
garanzie di certezza giuridica
nell’acquisizione e trasmissione di
documenti. Il provvedimento stabilisce
(all'articolo 53):
·
quali elementi registrare (data e numero
di registrazione progressivo annuale
generati automaticamente e non
modificabili secondo un formato unico,
mittente/destinatario con eventuali
informazioni relative a codice fiscale,
indirizzo, telefono, telefax, indirizzo di
posta elettronica, data e numero di
protocollo del documento ricevuto se
disponibili, oggetto del documento
registrato in forma non modificabile)
·
quali documenti registrare (ogni documento
ricevuto e spedito con le eccezioni e le
inclusioni previste nell'articolo 53,
comma 5),
·
con quali modalità registrare (in un'unica
soluzione che preveda anche l'apposizione
o associazione della segnatura di
protocollo, ovvero delle informazioni
apposte sul/associate al documento
contemporaneamente al momento della sua
registrazione allo scopo di identificarlo
inequivocabilmente mediante l'indicazione
obbligatoria del numero progressivo di
protocollo, della data di registrazione,
dell’indicazione dell’amministrazione/area
organizzativa ed eventualmente
dell’indicazione dell’ufficio di
assegnazione/provenienza, dell’indice di
classificazione e di altri elementi
presenti al momento della registrazione
utili o necessari).
Requisiti minimi
obbligatori dell’intervento di
informatizzazione sono:
§
la registrazione di protocollo (secondo le
modalità stabilite nell'articolo 53),
§
la segnatura di protocollo (secondo le
modalità previste nell'articolo 55),
§
la classificazione, alla cui natura e
funzione si fa riferimento nella parte
dedicata alla gestione dei flussi
documentali e nelle regole tecniche
applicative (dpcm 23 novembre 2000) oltre
che nella citata direttiva del presidente
del consiglio dei ministri del 28 ottobre
1999.
Gli aspetti più
innovativi rispetto al passato sono
costituite dalle disposizioni che
istituiscono il Servizio per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei
documenti e degli archivi e ne definiscono
le competenze (la sezione II e la sezione
III del Capo IV). Il servizio, cioè una
struttura dedicata e responsabile, diretta
da personale tecnico, è istituito da ogni
amministrazione in ciascuna grande area
organizzativa omogenea (articolo 50 e
articolo 61). E’ affidato a un
dirigente/funzionario “comunque in
possesso di idonei requisiti professionali
o di professionalità tecnico-archivistica
acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente”. Al
servizio sono attribuiti compiti molto
impegnativi sia in materia di gestione dei
flussi documentali che per la tenuta degli
archivi correnti e di deposito (articoli
61-63 e 67-69).
Le pubbliche
amministrazioni sono chiamate:
·
a individuare con proprio decreto
nell’ambito del proprio ordinamento gli
uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti
per grandi aree organizzative omogenee,
·
a nominare il responsabile (funzionario o
dirigente competente in materia
tecnico-archivistica) del servizio per la
gestione informatica dei documenti e degli
archivi,
·
ad adottare e rendere pubblico il manuale
di gestione, che descrive il sistema di
gestione e conservazione
·
a definire tempi, modalità e misure per il
superamento della frammentazione del
sistema documentario (eliminazione dei
protocollo di settore o di reparto).
L’attuazione della
normativa si basa su due condizioni
essenziali che sono esplicitate dal
legislatore: la individuazione di
strutture responsabili e qualificate con
compiti di regolamentazione e
coordinamento e l’utilizzo di risorse
umane professionalmente preparate a un
lavoro impegnativo sia dal punto di vista
dell'organizzazione che da quello
tecnologico.
Nel nuovo ambiente
digitale, il servizio documentario non si
caratterizza più come un'unità a bassa
centralità organizzativa che svolge
attività marginali e di routine e un ruolo
di "controllo burocratico", ma diviene una
struttura ad alta centralità,
regolamentata e ad elevato tasso di
automazione burocratico cui si affidano
funzioni di servizio per il rapido
reperimento e la condivisione delle
risorse documentali dell'amministrazione.
L’introduzione
sistematica di nuove tecniche di
archiviazione non ha, quindi, solo un
effetto di riduzione di tempi di risposta,
ma incide in modo pervasivo
sull’organizzazione stessa del lavoro,
innovando lo stesso modello tradizionale e
gerarchico delle pubbliche
amministrazioni, introducendo inoltre
fattori di razionalizzazione, risparmio di
tempo e mezzi a condizione che non
ignorino o sottovalutino la complessità
degli interventi, la loro natura
organizzativa più che tecnologica, il
bisogno di risorse umane qualificate, la
necessità di prevedere investimenti
duraturi.
Non si tratta ,
infatti, di rispondere a bisogni
immediati, ma ai bisogni informativi
documentari anche di lungo periodo delle
amministrazioni secondo una duplice
esigenza di continuità e di sostegno al
cambiamento.
[ Precedente ] [ Home ] [ Su ]
Ultimo aggiornamento:
15 febbraio 2002
|
