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Gestione Delibere

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A partire dal 1° gennaio 2000, presso l'AUSL di appartenenza, viene utilizzata la procedura di gestione atti deliberativi che ho predisposto e messo a punto personalmente.

La procedura funziona in ambiente Microsoft Access e permette di seguire tutto l'iter che è necessario per l'adozione e la gestione degli atti deliberativi. Costituisce altresì la base per la pubblicizzazione delle delibere in internet/intranet.

CARATTERISTICHE DELL'APPLICATIVO

L’applicativo “parte” mediante l’esecuzione del file “ARCHIVIO DELIBERE”.

Compare una maschera, qui riportata, che è chiamata “ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI” dalla quale si attivano tutte le possibili necessità operative e cioè:

  • inserimento proposte e registrazioni;

  • ordine del giorno;

  • registrazioni;

  • numerazione delibere;

  • elenco delibere;

  • gestione delibere;

  • stampa/invio delibere

  • stampa registro delibere.

Per chiudere la procedura bisogna cliccare sull’icona raffigurante lo STOP, in alto a destra nella maschera .

INSERIMENTO PROPOSTE E REGISTRAZIONI

Ogni volta che viene presentata una proposta di atto deliberativo, o quando lo si ritiene opportuno, bisogna attivare l’opzione INSERIMENTO PROPOSTE E REGISTRAZIONI, del MENU ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI, mediante “clic” sull’apposito rettangolo indicate la scelta.

Nella maschera che compare, bisogna indicare alcuni dati:

PROGRESSIVO: campo non abilitato che in automatico numera le proposte;

ISCRIZIONE ODG: se la proposta va iscritta all’Ordine del Giorno, lasciare selezionata l’opzione; nel caso la proposta non dovesse essere trasformata in deliberazione va lasciato selezionato se deve essere iscritto alla successiva seduta, in caso contrario va deselezionato. Il campo, per default, compare sempre selezionato.

PROPONENTE: cliccare sulla freccia verso il basso che compare sull’estrema destra del campo ed evidenziare il proponente interessato. Qualora il Proponente non sia compreso nell’elenco, si può digitare normalmente il suo nominativo;

NUMERO PROPOSTA: riportare il numero della proposta;

OGGETTO: digitare l’argomento della proposta;

INVIO REVISORI: lasciare deselezionato il campo, in questa fase;

INVIO SINDACI: selezionare il campo se la delibera deve essere inviata ai Sindaci;

INVIO REGIONE: selezionare il campo se le delibera va inviata in Regione;

DELIBERA: lasciare deselezionato il campo, in questa fase;

DATA DI ADOZIONE: lasciare deselezionato il campo, in questa fase;

ADOTTANTE: selezionare chi adotterà l’atto deliberativo mediante individuazione nel menu a discesa. Per default è indicato il Direttore Generale;

FIRMA: selezionare il nome di chi adotterà l’atto deliberativo mediante individuazione nel menu a discesa. Per default è indicato sempre il nome del Direttore Generale.

Finita questa fase, chiudere la maschera mediante clic sull’icona della porta, in alto a destra.

Si ritorna al MENU ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI.

ORDINE DEL GIORNO

Una volta che sono state inserite tutte le proposte si può procedere alla stampa o all’invio (con e-mail) dell’Ordine del Giorno:

  • cliccare sulla scelta ORDINE DEL GIORNO presente sul MENU ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI.

  • nella maschera che compare, ORDINE DEL GIORNO, bisogna cliccare sull’icona raffigurante una stampante se si desidera stampare l’OdG o sull’icona raffigurante una busta se si vuole inviare l’OdG mediante posta elettronica (e-mail).

  • cliccare sull’icona raffigurante la porta per chiudere la maschera e ritornare al Menu principale.

Qualora dopo la stampa dell’OdG dovessero pervenire ulteriori proposte da includere nell’elenco, non si deve fare altro che inserire i dati di quest’ultima proposta e ristampare o inviare nuovamente il tutto.

Al termine della seduta deliberativa dovranno essere posti in essere alcuni adempimenti:

  • registrazione dati;

  • numerazione delibere

  • invio elenco deliberazioni assunte.

REGISTRAZIONE DATI

  • ritornare alla maschera PROPOSTE DI DELIBERA mediante clic sulla scelta INSERIMENTO PROPOSTE E REGISTRAZIONI del menu ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI;

  • individuare la proposta trasformata in delibera e selezionare il campo delibera;

  • indicare la data di adozione;

  • verificare se l’ADOTTANTE e la FIRMA corrispondono a quanto accaduto;

  • inserire o modificare dati non indicati o sbagliati;

  • cliccare sull’icona raffigurante la porta per chiudere la maschera e tornare al menu principale.

Se la proposta non è stata trasformata in atto deliberativo ma va iscritta nuovamente all’OdG successivo, lasciare selezionata la voce ISCRIZIONE ODG, in caso contrario e cioè che la proposta non va riscritta all’OdG, deselezionare la stessa voce.

NUMERAZIONE DELIBERE

  • cliccare sull’apposita scelta, NUMERAZIONE DELIBERE, presente sul menu ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI;

  • digitare nel primo campo vuoto “PROGRES.” Il numero progressivo corrispondente alla proposta trasformata in deliberazione. I numeri progressivi sono stati precedentemente stampati sull’OdG. Fare attenzione ad inserire i numeri progressivi delle proposte secondo l’ordine logico di assunzione delle deliberazioni. Tutti gli altri campi sono disabilitati.

  • chiudere la maschera mediante il solito clic sull’icona raffigurante la porta.

INVIO ELENCO DELIBERAZIONI ASSUNTE

Giunti a questo punto si può stampare o inviare mediante e-mail l’elenco delle deliberazioni:

  • cliccare sulla scelta ELENCO DELIBERAZIONI presente sul menu ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI;

  • cliccare sull’icona raffigurante la stampante per stampare o sull’icona per inviare tramite e-mail l’elenco delle deliberazioni assunte;

  • terminata la fase dell’invio e della stampa dell’elenco delle delibere, cliccare sull’icona raffigurante la porta per chiudere la maschera;

  • cliccare sulla scelta INSERIMENTO PROPOSTE E REGISTRAZIONI del menu ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI;

  • selezionare il campo INVIO REVISORI per le proposte trasformate in delibera e comprese nell’elenco appena stampato o inviato per e-mail;

  • chiudere la maschera

PREDISPOSIZIONE TESTO E COMPLETAMENTO DATI

Le proposte di atto deliberativo, una volta accolte, debbono essere trasformate formalmente in atto deliberativo e pertanto bisogna procedere alla stesura o all’acquisizione del testo.

Accedere alla Maschera GESTIONE DELIBERAZIONI mediante la pressione dell’omonimo tasto presente sul Menu principale ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI.

La maschera è composta da 4 schede:

  • Dati;

  • Testo delibera;

  • Controllo Regione;

  • Notifiche.

DATI

NUMERO DELIBERA: campo bloccato in quanto elaborato precedentemente;

PROGRESSIVO: campo bloccato perché informazione inserita precedentemente;

PROPONENTE: campo bloccato perché informazione inserita precedentemente;

OGGETTO: campo bloccato perché informazione inserita precedentemente;

DATA DI ADOZIONE: campo bloccato perché informazione inserita precedentemente;

DATA DI PUBBLICAZIONE: inserire, quando disponibile la presente informazione;

ESECUTIVITA’: selezionare il campo ad esecutività avvenuta;

CERTIFICANTE: individuare, dal menu a discesa il “Certificante”, per default è indicato il Dirigente delegato allo svolgimento del compito;

INVIO SINDACI:

INVIO REVISORI:

  • Una volta verificato il numero, bisognerà disattivare il riquadro comparso mediante il solito clic sull’icona raffigurante la porta;

  • verificare la data di adozione del provvedimento;

  • verificare i campi “FIRMA” e “TITOLARE”;

  • verificare se il Certificato di Pubblicazione ed Esecutività va firmato dal Dirigente indicato per default, altrimenti individuare quello ricorrente;

  • verificare se la deliberazione va inviata alla Regione e/o alla Conferenza dei Sindaci

  • indicare, se già conosciute, le date di pubblicazione/esecutività (attivare anche la relativa opzione) e di invio al Collegio dei Revisori.
    Questi dati dovranno essere immessi, man mano che saranno conosciuti, utilizzando sempre questa maschera, alla quale si accede con le istruzioni fin qui riportate.
    Altrettanto dicasi se la deliberazione deve essere inviata in Regione: bisogna indicare la data di invio, se sono stati richiesti chiarimenti o elementi integrativi, la eventuale data di risposta ai chiarimenti ed infine, l’esito del controllo.

 

Terminata la fase d’inserimento dei dati relativi all’esito della seduta deliberativa, si può procedere alla stampa dell’elenco delle Deliberazioni adottate mediante il sottomenu MENU STAMPE e l’attivazione dell’opzione ELENCO DELIBERAZIONI.

Sarà prodotto un report riportante, per ogni atto:

  • il numero della delibera;

  • il Proponente;

  • l’oggetto.

STAMPA DELIBERAZIONI

Ultimato l’inserimento di tutti i dati e, ad esecutività delle stesse, si potranno stampare le Deliberazioni mediante l’attivazione dell’opzione DELIBERE della maschera STAMPE.

Attivata l’opzione compare una nuova maschera denominata STAMPA DELIBERE, all’interno della quale bisogna prima attivare il tasto INDIVIDUAZIONE DELIBERE per selezionare quelle interessate e poi, di ritorno dall’individuazione, o anche successivamente, stampare le stesse mediante clic sull’icona della stampante nella maschera STAMPA DELIBERE.

NOTIFICA DELLE DELIBERAZIONI

Non necessariamente a questo punto dell’iter, ma quando si ritiene opportuno o si disponga delle informazioni necessarie, si può procedere all’individuazione del/dei destinatari delle singole deliberazioni.

Per effettuare quest’operazione bisogna portarsi sul MENU ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI, attivare l’opzione INSERIMENTO DATI SEDUTA ED ITER DELIBERATIVO e cliccare sul tasto “DESTINATARI”.

Compare una maschera riportante tutte le proposte e le delibere adottate.

Dopo aver individuato il provvedimento interessato, bisogna portarsi nella sottomaschera “NOTIFICA” ed indicare gli interessati, digitando il nome dell’Unità operativa interessata o utilizzando la freccia che attiva un elenco con tutti i possibili interessati.

L’elenco dei destinatari non è esaustivo perché riporta solo Unità operative mentre, fra i possibili interlocutori, vi possono essere anche altri uffici o persone fisiche.

In questo caso si potrà solo digitare il nome ricorrente.

 

Individuati i destinatari delle deliberazioni, si potrà procedere alla stampa di un elenco mediante l’attivazione dell’opzione NOTIFICHE del MENU STAMPE.

L’elenco può essere utilizzato per varie finalità tra le quali le principali sono: memoria per la predisposizione e l’invio delle copie ai destinatari; traccia pre l’invio delle delibere mediante posta elettronica.

Per evitare che ogni volta siano riportate sempre tutte le deliberazioni da notificare, dopo la stampa dell’elenco si dovrà tornare nella maschera INSERIMENTO DATI SEDUTA ED ITER DELIBERATIVO e attivare l’opzione NOTIFICA per le delibere già inviate o in formato stampa o per posta elettronica a seconda delle possibilità o necessità.

STAMPA REGISTRO

Infine, si può procedere alla stampa del Registro delle Deliberazioni mediante l’attivazione dell’opzione REGISTRO DELIBERE del MENU STAMPE.

POSTA ELETTRONICA

Come accennato in precedenza, tutte le stampe che vengono prodotte dall’applicativo possono essere inviate anche mediante posta elettronica agli interessati che dispongano di questo strumento.

La documentazione che può essere inviata automaticamente riguarda:

  • l’Ordine del Giorno;

  • l’Elenco delle Deliberazioni assunte;

  • la Deliberazione.

Per utilizzare la Posta Elettronica bisogna cliccare sull’apposito tasto del MENU ARCHIVIO ATTI DELIBERATIVI.

Compaiono le tre scelte prima evidenziate.

Le istruzioni per L’ORDINE DEL GIORNO e L’ELENCO DELIBERAZIONI sono uguali:

  • cliccare sull’opzione che necessita;

  • nella mascherina che compare scegliere l’opzione “RICH TEXT FORMAT”  e confermare con un clic su “OK”.

  • compare un’ulteriore mascherina dove si dovrà digitare il giorno della seduta deliberativa con lo stesso formato indicato in fase di Stampa e cioè “GG/MM/AA” ed infine confermare con “OK”.

  • si accede quindi alla solita maschera della Posta elettronica dove si dovranno indicare i destinatari, che, per comodità, saranno già stati individuati in un GRUPPO.

  • Indicare l’oggetto ed inviare. Si noterà che nel campo “ALLEGA” è già evidenziato il file dell’Ordine del Giorno o dell’Elenco Deliberazioni.

Per le DELIBERAZIONI le istruzioni variano solo per il fatto che si dovrà prima individuare la/e deliberazione/i e poi inviarle:

cliccare sull’opzione Delibere;

  • nella maschera che compare, uguale a quella per la stampa, bisogna prima individuare la/e delibera/e da inviare mediante l’apposito tasto e seguente scelta simile a quella della Stampa e poi cliccare sull’icona raffigurante la Posta Elettronica (Busta) e non la Stampante;

  • nella mascherina che compare scegliere l’opzione “RICH TEXT FORMAT”  e confermare con un clic su “OK”.

  • si accede quindi alla solita maschera della Posta elettronica dove si dovrà indicare chi deve ricevere la Delibera. A differenza di quanto è possibile con l’Ordine del Giorno e l’Elenco delle Deliberazioni, nella fattispecie, non sono sempre gli stessi i destinatari. Per i destinatari ricorrenti si potrà creare un ulteriore GRUPPO (Direttore Generale, Amministrativo e Sanitario, Collegio dei Revisori …) per gli altri, si dovrà procedere all’individuazione singola, di volta in volta;

  • indicare l’oggetto ed inviare.

Per informazioni sull'attivazione della collaborazione ci si può servire della scheda "Commenti"

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Ultimo aggiornamento: 11 gennaio 2007